راهکارهای حضور و غیاب برای تیمهای دورکار: سامانه حضور و غیاب آنلاین یا دستگاه؟ با گسترش دورکاری و رایج شدن مدلهای کاری هیبریدی، نحوه مدیریت کارکنان در خیلی از شرکتها تغییر کرده است. یکی از بخشهایی که بیشتر از همه تحت تأثیر این تغییر قرار گرفته، موضوع حضور و غیاب
با گسترش دورکاری و رایج شدن مدلهای کاری هیبریدی، نحوه مدیریت کارکنان در خیلی از شرکتها تغییر کرده است. یکی از بخشهایی که بیشتر از همه تحت تأثیر این تغییر قرار گرفته، موضوع حضور و غیاب کارکنان است. قبلاً تقریباً همهچیز ساختار مشخصی داشت؛ کارمندان هر روز در ساعت معینی به شرکت میآمدند، در یک محل ثابت کار میکردند و ورود و خروج آنها با دستگاه حضور و غیاب ثبت میشد. این مدل برای زمانی مناسب بود که بیشتر تیمها کاملاً حضوری فعالیت میکردند.
اما امروز شرایط فرق کرده است. ممکن است بخشی از تیم از خانه کار کند، بعضی نیروها فقط چند روز در هفته در شرکت حضور داشته باشند و بعضی دیگر حتی از شهرهای مختلف با تیم همکاری کنند. در تیمهای دورکار و هیبریدی، مدیران نیاز دارند بدانند چه کسی چه زمانی شروع به کار کرده، چند ساعت مفید کار داشته، آیا تأخیر یا غیبت وجود داشته و چطور میتوان این اطلاعات را بدون ایجاد اصطکاک برای کارمند ثبت و تحلیل کرد. در چنین شرایطی، روشهایی همچون دستگاه حضور و غیاب دیگر مثل گذشته کارآمد نیستند و بسیاری از کسبوکارها به دنبال راهکارهایی هستند که با سبک کاری جدید سازگارتر باشد.
اینجاست که مدیران با یک سوال مهم روبهرو میشوند: “برای تیمهای دورکار، استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین بهتر است یا دستگاه؟” در ادامه قصد داریم به مهمترین سوالات و چالشهای مدیران در مدیریت تیم های دورکار به شرح زیر بپردازیم:
مدیریت حضور و غیاب در تیمهای دورکار، برخلاف چیزی که در نگاه اول به نظر میرسد، فقط ثبت ساعت ورود و خروج نیست. وقتی اعضای یک تیم در مکانهای مختلف کار میکنند، بسیاری از روشهای سنتی کنترل زمان کاری عملاً کارایی خود را از دست میدهند و مدیران با چالشهای جدیدی روبهرو میشوند. در سیستمهای سنتی، حضور فیزیکی کارمند تا حد زیادی قابل مشاهده است؛ اما در مدل دورکاری، احتمال ثبت اشتباه، تقلب یا خطا بیشتر میشود. به همین دلیل بسیاری از شرکتها به سراغ راهکارهایی مثل GPS، تشخیص چهره یا احراز هویت چندمرحلهای میروند تا بتوانند دقت ثبت حضور و غیاب را افزایش دهند.
در نهایت، چالش اصلی این است که شرکتها باید سیستمی انتخاب کنند که هم برای مدیران قابل اعتماد باشد و هم برای کارکنان ساده، منعطف و قابل استفاده. به همین دلیل، حضور و غیاب در تیمهای دورکار فقط یک فرایند اداری ساده نیست؛ بلکه بخشی مهم از مدیریت بهرهوری، هماهنگی تیمی و تجربه کاری کارکنان محسوب میشود. به همین دلیل بسیاری از مدیران به دنبال “سیستمهای حضور و غیاب آنلاین یا ابزارهای مدیریت زمان کاری” میروند.
دستگاههای حضور و غیاب در اصل برای محیطهای کاری حضوری طراحی شدهاند؛ یعنی جایی که همه کارکنان در یک مکان فیزیکی مشخص (مثل دفتر شرکت، کارخانه یا کارگاه) فعالیت میکنند. در این مدل، کارمندان هنگام ورود یا خروج از محل کار، از طریق کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره یا رمز عبور تردد خود را در دستگاه ثبت میکنند. این فرایند زمانی بهترین کارایی را دارد که همه افراد هر روز از یک در ورودی مشخص وارد محل کار شوند.
اما در تیمهای دورکار یا هیبریدی، این فرض اصلی دیگر وجود ندارد. وقتی کارکنان از خانه، شهرهای مختلف یا حتی کشورهای دیگر کار میکنند، دسترسی به یک دستگاه فیزیکی عملاً ممکن نیست. به همین دلیل، استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای چنین تیمهایی با محدودیتهای جدی روبهرو میشود.
یکی از مهمترین مشکلات این است که دستگاههای حضور و غیاب به “حضور فیزیکی در یک نقطه مشخص” وابسته هستند. اگر کارمند در محل شرکت نباشد، طبیعتاً نمیتواند ورود و خروج خود را ثبت کند. این موضوع باعث میشود چنین دستگاههایی برای شرکتهایی که نیروهای دورکار دارند، انعطافپذیری کافی نداشته باشند. اما ترکیبی از دستگاه و سامانه حضور و غیاب آنلاین، راهکاری جامع و یکپارچه برای محیطهای کاری چند شعبه و دورکار است.
برای تیمهای دورکار، دستگاهها با چند محدودیت جدی روبهرو هستند:
به همین دلیل بسیاری از شرکتهایی که به سمت دورکاری میروند، به تدریج از دستگاههای سنتی فاصله میگیرند.
نرمافزار حضور و غیاب آنلاین یک سیستم مبتنی بر اینترنت است که به کارکنان اجازه میدهد با موبایل یا کامپیوتر، ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. این نرمافزارها معمولاً به صورت Cloud-Based طراحی میشوند و مدیران میتوانند از طریق یک داشبورد مدیریتی، وضعیت حضور کارکنان را مشاهده کنند. در واقع این سیستمها جایگزین مدرن دستگاههای سنتی حضور و غیاب محسوب میشوند. مطالعه مقاله “مقایسه سامانه حضور و غیاب ابری و آفلاین” را پیشنهاد میکنیم.
روشهای مختلف ثبت تردد در سامانه حضور و غیاب
بیشتر نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین از چند روش مختلف برای ثبت ورود و خروج استفاده میکنند.
اگر بخواهیم خیلی خلاصه مقایسه کنیم، تفاوت اصلی این دو راهکار در “انعطافپذیری و نحوه دسترسی” است.
برای تیمهایی که به صورت کامل یا ترکیبی دورکار هستند، به دلایل زیر نرم افزار حضور و غیاب آنلاین همیشه انتخاب منطقیتری است:
البته در برخی شرکتها که به طور همزمان نیروی حضوری و دورکار دارند، ممکن است “ترکیب دستگاه و نرمافزار” بهترین راهکار باشد.
اگر قصد انتخاب یک سیستم حضور و غیاب دارید، این موارد را حتماً بررسی کنید:
یک سیستم خوب باید هم برای مدیران و هم برای کارکنان استفاده راحتی داشته باشد.
یکی از نگرانیهای رایج مدیران، امنیت دادهها در نرمافزارهای آنلاین است. بیشتر سیستمهای حرفهای از روشهایی زیر برای محافظت اطلاعات کارکنان استفاده میکنند. بنابراین اگر نرمافزار معتبر و استانداردی انتخاب شود، معمولاً از نظر امنیت مشکلی ایجاد نخواهد شد.
با افزایش دورکاری، روشهای سنتی مدیریت حضور و غیاب دیگر پاسخگوی نیاز بسیاری از شرکتها نیستند. در حالی که “دستگاههای حضور و غیاب” برای محیطهای حضوری طراحی شدهاند، نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین انعطاف بیشتری برای تیمهای دورکار فراهم میکنند. اگر شرکت شما تیمهای پراکنده یا ریموت دارد، استفاده از یک “سیستم حضور و غیاب آنلاین با قابلیت ثبت حضور از طریق موبایل و GPS” میتواند مدیریت زمان کاری را بسیار سادهتر کند.
مطالعه مقاله “راهکارهای مدیریت تیم های دورکار” پیشنهاد میشود.
خیر، دستگاههای حضور و غیاب معمولاً برای محیطهای کاری حضوری طراحی شدهاند و برای تیمهایی که در مکانهای مختلف کار میکنند کارایی محدودی دارند.
بسیاری از نرمافزارها از روشهایی مانند GPS، تشخیص چهره یا ثبت موقعیت مکانی استفاده میکنند تا هویت کاربر و محل حضور او تأیید شود.
معمولاً این نرمافزارها به صورت اشتراکی ارائه میشوند و هزینه آنها نسبت به خرید و نگهداری دستگاههای فیزیکی کمتر است.
