شیفت کاری و گروه کاری دو مفهوم متفاوت و پرکاربرد در نرم افزار های حضور و غیاببوده که کاملا بهم وابسته هستند. در واقع برای تعریف شیفت کاری ابتدا نیاز به تعریف گروه کاری است. بنابراین به هر گروه کاری یک شیفت‌های کاری اختصاص داده میشود. به این منظور رعایت ترتیب مراحل از اهمیت بسزایی برخوردار است.
این نکته حائز اهمیت است که پیش از تعریف هرگونه شیفت کاری در نرم افزار حضوروغیاب، نیاز به گروهبندی بر مبنای ساعت کاری پرسنل است.به عنوان مثال در یک مجموعه ساعات کاری کارمندان بخش مارکتینگ با بخش فروش متفاوت است در نتیجه گروه کاری این دو بخش از یکدیگر مجزا است. زمان تعریف پرسنل در نرم افزار نانوتایم، میتوانیم برای آنها گروه کاری را مشخص کنیم. که به ازای هر گروه کاری یک شیفت تعریف کرده و به گروه کاری نسبت می‌دهیم.
در نرم افزار نانوتایم در قسمت تعریف شیفت، قابلیت زمانبندی جایگزین در نظر گرفته شده که به کاربران این امکان داده میشود تا با انتخاب گروه کاری دلخواه، بتوانند زمانبندی گروه کاری را تغییر دهند. یا برای یک پرسنل در همان گروه کاری در یک تاریخ خاص، زمانبندی را ویرایش کنند. به عنوان مثال در زمان بندی پیش فرض برای گروه کاری مارکتینگ زمانبندی شیفت از ساعت 5/8 تا 14 در نظر گرفته شده است. با قابلیت زمانبندی جایگزین کارفرما میتواند در یک تاریخ خاص این زمانبندی را تغییر دهد.( به عنوان مثال زمانبندی به 5/8 تا 17 ) در نتیجه میزان موظفی شخص نیز تغییر خواهد کرد و هر گونه تاخیر در این زمان منجر به کسر کار خواهد شد.
فایل معرفی سه شیفت کاری ثابت، گردشی و آزاد به همراه فرم ارسال توضیحات شیفت کاری مورد نظر را از اینجا دانلود کنید.
نوبت كاری یا شیفت کاری چيست؟
شیفت یا نوبت کاری، مدت زمان مشخصی که هر پرسنل در روز موظف به انجام فعالیت در مجموعه کاری می باشد که تحت عنوان تعریف انواع شیفت و نوبت کارمطرح می شود و دارای انواع مختلفی می باشد. نرم افزار حضور و غیاب نانو تایم دارای امکان تعریف شیفت های مختلف کاری می باشد که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت.
انواع شیفت های کاری در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم:
نرم افزار حضور و غیاب طراحی شده برای دستگاه کنترل تردد نانوتایم، به گونه ای طراحی شده اند که به طور کلی شیفت ها در سه حالت ثابت، آزاد و گردشی تعریف می شوند که هر کدام می توانند به حالت های مختلف بنا بر ساعات کاری سازمان ها تعریف شوند.
شیفت ثابت
شیفت گردشی
شیفت آزاد
شیفت بدون مرز
جابجایی شیفت و گزارشگیری جابجایی شیفت
در ادامه قصد داریم شما را با مفهوم هر کدام از این شیفت بندی ها و نحوه اجرایی کردن آن در نرم افزار نانوتایم بیشتر آشنا کنیم.
تعریف شیفت ثابت در نرم افزار حضور غیاب نانوتایم :
در صورتی که پرسنل موظف بوده در ساعت معینی در محل کار حضور داشته باشند و تا گذراندن مدت زمان مشخص شده محل کار را ترک ننمایند، از شیفت ثابت استفاده می شود. در این نوع شیفت ثابت، هر گونه تاخیر در ورود یا تعجیل در خروج از محل کار به عنوان کسر کار محسوب می شود اما هر گونه تعجیل در زمان حضور و یا تاخیر در هنگام خروج بر اساس چهارچوب کاری سازمانی آن مجموعه کاری به عنوان اضافه کار در نظر گرفته می شود. بنابراین به زبان ساده می توان گفت با تعریف شیفت ثابت در نرم افزار حضور و غیاب تایم، شروع و پایان کار در روزهای هفته مشخص می باشد. همانطور که مشاهده می کنید تعریف زمانبندی و ساعت کاری را می توانید بر اساس نیاز مجموعه خود براحتی در برنامه نانوتایم انجام دهید.
چگونه زمانبندی برای شیفت ثابت در دستگاه حضور و غیاب انجام دهیم؟
با توجه به نوع تعریف شیفت کاری که می تواند شیفت ثابت یا آزاد باشد، شما می توانید دستگاه ود را زمانبندی نوده که بر اساس نوع شیفت شما می توانید زمانبندی ثابت یا آزاد را انتخاب کنید. لازم بذکر می باشد اگر با نحوه صحیح نصب و راه اندازی دستگاه کنترل تردد نانوتایم َآشنایی ندارید می توانید به مطلب مربوط به این موضوع را مطالعه کنید.(کلیه شیفت‌بندی‌های فوق در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360 قابل اجرا است)
تعریف زمانبندی برای شیفت ثابت
به این منظور شما باید از منوی نرم افزار حضور و غیاب گزینه زمانبندی را انتخاب نموده و یک نام برای زمانبندی مورد نظر خود وارد کنید. در این نوع زمانبندی ساعت شروع و پایان کار از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. در قسمت شروع روز، باید ساعت شروع بع کار را وارد کرده و هر ساعتی قبل از به ساعت کاری روز قبل نسبت داده می شود.
ساعت شروع: ساعت رسمی مجموعه برای شروع کار می باشد که پرسنل موظف هستند در آن زمان در مجموعه باشند.
ساعت خروج: ساعت رسمی اتمام کار مجموعه می باشد که بعد از این ساعت حضور پرسنل در مجموعه به عنوان اضافه کار محسوب می شود.
با زدن بر روی آیکن بازه زمانی ورود و خروج به صورت اتوماتیک تنظیم شده و نیاز به تنظیم دستی نمی باشد.
ساعت اولین ورود و اولین خروج
منظور از ساعت اولین ورود در صفحه بازه زمانی، ساعتی است که پرسنل در طول سال حتی در صورتی که بخواهند اضافه کار اول وقت بیایند، نمی توانند در آن زمان در مجموعه حضور داشته باشند. اما ساعت آخرین خروج به زمانی اطلاق می شود که پرسنل با در نظر گرفتن حداکثر زمان اضافه کار، نمی توانند بیشتر از آن در مجموعه کاری حضور داشته باشند. شما براحتی می توانید نوبت کاری و شیفت کاری پرسنل را بر اساس استراتژی مجموعه تعیین کرد.
این موضوع را با یک مثال ساده برای شما بازگو خواهیم کرد، اگر شما به صورت پیشفرض هر روز ساعت 8صبح الی 14 باید سر کار حاضر شوید ولی بعضی اوقات ممکن است صبح ساعت 6 برای اضافه کار، سر کار خود حاضر شوید ساعت اولین ورود را قبل از ساعت 6 تعیین نمایید. همچنین اگر بعضی از روزها تا ساعت 8 شب اضافه کار می ایستید ساعت آخرین خروج را بعد از ساعت 8 تنظیم کنید.
در کادر های حداکثر تاخیر و تعجیل مجاز، می توان در گزارشات تردد های پرسنل به راحتی تعجیل و تاخیر مجاز و غیر مجاز به تفکیک نمایشداد. مقدار تعیین شده در فیلد حداکثر اضافه کار مجاز اول وقت، میزان سقف اضافه کار اول وقت مجاز را تعیین می نماید. اضافه کار آخر وقت نیز میزان سقف اضافه کار بعد از ساعت کاری میباشد. میزان اضافه کاری که بیشتر از “اضافه کار مجاز ” انجتم میشود در گزارشات به عنوان اضافه کار غیر مجاز نمایش داده می شود. ( برای مشاهده انواع دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی کلیک کنید)
تنظیم ساعت استراحت یا ناهار در شیفت ثابت
در صورتی که پرسنل شما در بازه ی کاری تایمی برای ناهار و استراحت دارند و شما می خواهید نرم افزار نانوتایم به صورت خودکار تایم استراحت را از میزان حضور – موظفی یا کارکرد پرسنل کسر نماید می توانید طبق مراحل زیر عمل نمائید.
در اولین گام شما باید یک شیفت ثابت تعریف کنید.
سپس یک زمانبندی ثابت تعریف نمایید.
و برای اضافه کردن تایم ناهار یا استراحت روی گزینه ها کلیک نمایید .
و در قسمت مقدار میزان زمان استراحت یا میزان زمان ناهار را وارد نمایید . در صورتی که مایل هستید تایم ناهار از کارکرد و حضور و موظفی کسر شود 2 مورد مربوطه را تیک بزنید . در صورتی که مایل هستید افرادی که در بازه ی خاصی در محل کار حاضر بودند تایم تعیین شده از میزان کارکرد یا موظفی شان کسر شود می توانید بازه ی زمانی مورد نظرتان را در قسمت پایین وارد نمایید . برای مثال در صورتی که بخواهید صرفا تایم ناهار از پرسنلی کسر شود که در بازه ی 1الی 2 در محل کار حاضر بودند مقادیر را مطابق تصویر زیر پر کنید .
پس از ثبت مقادیر مورد نظر دکمه ی تایید نهایی را بزنید و از فرم خارج شوید.
و در نهایت تایید نهایی را در قسمت بازه زمانی بزنید و ادامه ی مراحل دقیقا مشابه با تعریف شیفت ثابت است.
آموزش گزارش گیری از محیط نرم افزار نانوتایم (نسخه ویندوز، وب و اپلیکیشن اندروید)
تعریف شیفت آزاد در نرم افزار کنترل تردد نانوتایم :
در صورتی که زمان ورود و خروج مهم نباشد و ملاک، زمان کاری هر شخص باشد از این شیفت استفاده می شود. به عنوان مثال اگر هر شخص موظف به انجام 8 ساعت کار در روز باشد و زمان ورود و خروج اشخاص اهمیت نداشتته باشد از این شیفت کاری استفاده می شود.
توجه نمایید در این نوع شیفت اضافه کار یا کسر کار افراد وابسته به زمان ورود و خروج نمی باشد، بلکه بر اساس ساعات حضور افراد، کسر کار و اضافه کار ثبت میگردد . به طور کلی می توان نتیجه گرفت که تایم شروع و پایان کار مشخص نیست و صرفا افراد باید به اندازه میزان موظفی کارکرد داشته باشند. در هنگام استفاده از شیفت آزاد، گاهی ساعت کاری پرسنل در دو روز کاری ثبت می شود که در این صورت تردد فرد در نرم افزار به صورت غیر معتبر نشان داده شده و به منظور رفع این مشکل می توان از قابلیت اتصال تردد ها در شیفت آزاد استفاده کرد.
چگونه زمانبندی برای شیفت آزاد در دستگاه حضور و غیاب انجام دهیم؟
تعریف زمانبندی در شیفت آزاد
یکی از ویژگی های شیفت آزاد، ثابت نبودن زمان ورود و خروج پرسنل و همچنین تأخیر و تعجیل آنها می باشد و ملاک اصلی میزان ساعت حضور پرسنل در مجموعه کاری می باشد. در صفحه تعریف بازه زمانی، در فیلد شروع روز می توانید زمانی را مشخص کنید که از آن زمان به بعد تردد پرسنل در آن روز ثبت شود و به این ترتیب زمان قبل از آن رکورد روز قبل در نظر گرفته می شود.
برای تعیین زمان پایان ساعت کاری در آن روز، در فیلد پایان روز، می توانید، اخرین زمانی که پرسنل در آن روز می توانند در محل کار باشند را تعیین کرد که بعد از آن زمان مربوط به روز بعد می باشد. اگر به تصویر زیر توجه کنید، زمان آخرین خروج ساعت 3 قبل از ظهر روز بعد تعیین گردیده است. ( مشاهده لیست قیمت بهترین دستگاه کنترل تردد نانوتایم کلیک کنید)
چگونگی تعریف شیفت گردشی در نرم افزار نانوتایم:
همانطور که از نام شیفت مشخص می باشد در این شیفت کاری، زمان کاری شخص بر اساس ضریب گردش شیفت متغییر می باشد، بنابراین پرسنل و کارفرما به منظور آگاهی از تایم کاری در طول بازه ی زمانی تعیین شده نیاز به گزارشیداشته که تایم کاری پرسنل را در طول بازه ی زمانی تعیین شده نمایش دهد. به تصویر زیر توجه کنید که شیفت گردشی در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم تعریف شده است. در این شیفت گردشی پرسنل 2 روز صبح کار, 2 روز عصر کار و 2 روز شب کار هستند. با توجه به زمانبندی فوق، در هر روز کاری سه گروه کاری داشته که هر کدام در یکی از شیفت های صبح، ظهر و شب مشغول به کار می باشند.
3.1. شیفت گردشی روزانه:
در لیست واحد تکرار شیفت، روز را انتخاب کرده و ضریب تکرار شیفت را برحسب تعداد گردش وارد می کنیم. به عنوان مثالاگر شیفت کاری هر سه روز یکبار با دو گروه مختلف عوض شود، لازم می باشد که شما واحد تکرار شیفت را “روز” انتخاب کنید و مقدار ضریب را 6 در نظر بگیرید. که در واقع به این معنی می باشد که شیفت هر گروه ز پرسنل بعد از 6 روز به حالت اول برمی گردد.
3.2. شیفت گردشی هفتگی:
در این حالت شیفت ها به صورت گردشی عوض می شوند، به عنوان مثال در یک مجموعه کاری که دارای دو گروه کاری می باشد، گروه اول در شیفت روز و گروه دوم در شیفت شب کار می کنند و درهفته بعدی شیفت کاری این دو گروه عوض می شود.
برای ثبت این نوع شیفت، باید دو شیفت ثبت گردد که در آنها واحد تکرار شیفت را “هفته” و ضریب تکرار شیفت را “دو” تعیین می نمائیم.
3.3. شیفت گردشی ماهانه:
در لیست واحد تکرار شیفت را ماه انتخاب کرده و ضریب تکرار شیفت را برحسب تعداد گردش وارد نمائید. به عنوان مثال اگر یک ماه از یک زمان استفاده کرده و ماه دیگر از یک زمان دیگر مقدار ضریب شیفت را 2 بگذارید و نهایتا تایید کنید تا ثبت گردد.
تعریف شیفت گردشی در نرم افزار نانوتایم به صورت تصویری
در این مثال محدوده ترددپرسنل در محل کار از ساعت 5 صبح لغایت ساعت 3 قبل از ظهر روز در روز بعد در نظر گرفته شده است. اما اگر توجه داشته باشید، تیک مربوط به چک باکس روز بعد در حالت انتخاب می باشد که به منظور درج رکورد تردد این تاریخ بعد از 12 شب می باشد که با فعال کردن این گزینه رکورد قبل از این ساعت به عنوان تردد همان روز در نظر گرفته می شود.
با یک مثال کلیه مراحل فوق را با یکدیگر برسی می کنیم، فرض کنید شیفت گردشی زیر در برنامه نانوتایم تعریف شده باشد. در این شیفت گردشی پرسنل 2 روز صبح کار, 2 روز عصر کار و 2 روز شب کار هستند . بدیهی است در هر روز یک گروه از پرسنل صبح کار و یک گروه عصر کار و یک گروه شب کار می باشد . ( توجه داشته باشید که کلیه مراحل مربوط به تعریف انواع شیفت در تمامی انواع دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی، تشخیص چهره و … یکسان است.)
حال اگر بخواهیم بدانیم در طول یک ماه در هر روز کدام گروه از افراد صبح کار و کدام گروه از افراد عصرکار و کدام گروه شب کار می باشند می توانید از گزاش زمانبندی شیفت استفاده کنید .در این گزارش صرفا نام شیفت را انتخاب کنید و سپس بازه ی زمانی مورد نظرتان را وارد کنید و دکمه تایید را بزنید .
به عنوان مثال در روز 1 اردیبهشت گروه گردشی 1، صبح کار و گروه گردشی 2، عصر کار و گروه گردشی3، شب کار می باشند. در بقیه ی روزها هم تایم کاری هر گروه کاری مشخص می باشد .
محاسبه ساعات کاری در تعطیل کاری و روزهای تعطیل
سوالی که معمولا در مجموعه های کاری در هنگام استفاده از دستگاه حضور و غیاب پیش می آید، محاسبه ساعات کاری در تعطیل کاری و روز های تعطیل می باشد. آیا حضور شخص در روزهای تعطیل به عنوان اضافه کاری محسوب می شود؟ طبق ماده 62 قانون کار روز جمعه برای کارگرانف روز تعطیل محسوب شده و حقوق، مزایا و بیمه در این روز حتی بدون حضور فرد نیز محاسبه شده و در صورت حضور فرد در مجموعه این زمان باید به صورت اضافه حقوق در نظر گرفته شود. به همین دلیل در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، تمهیداتی به این منظور در نظر گرفته شده است. با ما همراه باشید.
در برنامه ی نانوتایم در صورتیکه در آخرین مرحله ی تعریف شیفت تیک استفاده از تعطیلات را بزنید پرسنلی که عضو شیفت هستند باید در ایام تعطیل سال هم در محل کار حاضر شوند .
در صورتی که تیک استفاده از تعطیلات زده نشود پرسنل موظف نیستند در ایام تعطیل سال در محل کار حاضر شوند.
در حالت دوم اگر پرسنل در یک روز تعطیل در محل کار حاضر شود حضور پرسنل به عنوان کارکرد خارج از وقت محسوب می شود .
حال اگر مایل باشید که کارکرد خارج از وقت به عنوان اضافه کاری محسوب شود از منوی امکانات __ تنظیمات پیشرفته گزینه آخر را تیک دار نمایید و دکمه ی تایید را از سمت چپ بزنید .
پس از تیک دار گزینه فوق کارکرد خارج از وقت شخص به عنوان اضافه کاری محسوب می شود.
نوبت كاری یا شیفت کاری چيست؟
شیفت یا نوبت کاری، مدت زمان مشخصی که هر پرسنل در روز موظف به انجام فعالیت در مجموعه کاری می باشد که تحت عنوان تعریف انواع شیفت و نوبت کارمطرح می شود و دارای انواع مختلفی می باشد. نرم افزار حضور و غیاب نانو تایم دارای امکان تعریف شیفت های مختلف کاری می باشد که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت.
انواع شیفت های کاری در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم:
نرم افزار حضور و غیاب طراحی شده برای دستگاه کنترل تردد نانوتایم، به گونه ای طراحی شده اند که به طور کلی شیفت ها در سه حالت ثابت، آزاد و گردشی تعریف می شوند که هر کدام می توانند به حالت های مختلف بنا بر ساعات کاری سازمان ها تعریف شوند.
در ادامه قصد داریم شما را با مفهوم هر کدام از این شیفت بندی ها و نحوه اجرایی کردن آن در نرم افزار نانوتایم بیشتر آشنا کنیم.
فایل معرفی سه شیفت کاری ثابت، گردشی و آزاد به همراه فرم ارسال توضیحات شیفت کاری مورد نظر را از اینجا دانلود کنید.
تعریف شیفت ثابت در نرم افزار حضور غیاب نانوتایم :
در صورتی که پرسنل موظف بوده در ساعت معینی در محل کار حضور داشته باشند و تا گذراندن مدت زمان مشخص شده محل کار را ترک ننمایند، از شیفت ثابت استفاده می شود. در این نوع شیفت ثابت، هر گونه تاخیر در ورود یا تعجیل در خروج از محل کار به عنوان کسر کار محسوب می شود اما هر گونه تعجیل در زمان حضور و یا تاخیر در هنگام خروج بر اساس چهارچوب کاری سازمانی آن مجموعه کاری به عنوان اضافه کار در نظر گرفته می شود. بنابراین به زبان ساده می توان گفت با تعریف شیفت ثابت در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، شروع و پایان کار در روزهای هفته مشخص می باشد. همانطور که مشاهده می کنید تعریف زمانبندی و ساعت کاری را می توانید بر اساس نیاز مجموعه خود براحتی در برنامه نانوتایم انجام دهید.
چگونه زمانبندی برای شیفت ثابت در دستگاه حضور و غیاب انجام دهیم؟
با توجه به نوع تعریف شیفت کاری که می تواند شیفت ثابت یا آزاد باشد، شما می توانید دستگاه ود را زمانبندی نوده که بر اساس نوع شیفت شما می توانید زمانبندی ثابت یا آزاد را انتخاب کنید. لازم بذکر می باشد اگر با نحوه صحیح نصب و راه اندازی دستگاه کنترل تردد نانوتایم َآشنایی ندارید می توانید به مطلب مربوط به این موضوع را مورد ماطلعه قرار دهید.
تعریف زمانبندی برای شیفت ثابت
به این منظور شما باید از منوی نرم افزار حضور و غیاب گزینه زمانبندی را انتخاب نموده و یک نام برای زمانبندی مورد نظر خود وارد کنید. در این نوع زمانبندی ساعت شروع و پایان کار از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. در قسمت شروع روز، باید ساعت شروع بع کار را وارد کرده و هر ساعتی قبل از به ساعت کاری روز قبل نسبت داده می شود.
ساعت شروع: ساعت رسمی مجموعه برای شروع کار می باشد که پرسنل موظف هستند در آن زمان در مجموعه باشند.
ساعت خروج: ساعت رسمی اتمام کار مجموعه می باشد که بعد از این ساعت حضور پرسنل در مجموعه به عنوان اضافه کار محسوب می شود.
با زدن بر روی آیکن بازه زمانی ورود و خروج به صورت اتوماتیک تنظیم شده و نیاز به تنظیم دستی نمی باشد.
ساعت اولین ورود و اولین خروج
منظور از ساعت اولین ورود در صفحه بازه زمانی، ساعتی است که پرسنل در طول سال حتی در صورتی که بخواهند اضافه کار اول وقت بیایند، نمی توانند در آن زمان در مجموعه حضور داشته باشند. اما ساعت آخرین خروج به زمانی اطلاق می شود که پرسنل با در نظر گرفتن حداکثر زمان اضافه کار، نمی توانند بیشتر از آن در مجموعه کاری حضور داشته باشند. شما براحتی می توانید نوبت کاری و شیفت کاری پرسنل را بر اساس استراتژی مجموعه تعیین کرد.
این موضوع را با یک مثال ساده برای شما بازگو خواهیم کرد، اگر شما به صورت پیشفرض هر روز ساعت 8صبح الی 14 باید سر کار حاضر شوید ولی بعضی اوقات ممکن است صبح ساعت 6 برای اضافه کار، سر کار خود حاضر شوید ساعت اولین ورود را قبل از ساعت 6 تعیین نمایید. همچنین اگر بعضی از روزها تا ساعت 8 شب اضافه کار می ایستید ساعت آخرین خروج را بعد از ساعت 8 تنظیم کنید.
در کادر های حداکثر تاخیر و تعجیل مجاز، می توان در گزارشات تردد های پرسنل به راحتی تعجیل و تاخیر مجاز و غیر مجاز به تفکیک نمایشداد. مقدار تعیین شده در فیلد حداکثر اضافه کار مجاز اول وقت، میزان سقف اضافه کار اول وقت مجاز را تعیین می نماید. اضافه کار آخر وقت نیز میزان سقف اضافه کار بعد از ساعت کاری میباشد. میزان اضافه کاری که بیشتر از “اضافه کار مجاز ” انجتم میشود در گزارشات به عنوان اضافه کار غیر مجاز نمایش داده می شود. ( برای مشاهده انواع دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی کلیک کنید)
تنظیم ساعت استراحت یا ناهار در شیفت ثابت
در صورتی که پرسنل شما در بازه ی کاری تایمی برای ناهار و استراحت دارند و شما می خواهید نرم افزار نانوتایم به صورت خودکار تایم استراحت را از میزان حضور – موظفی یا کارکرد پرسنل کسر نماید می توانید طبق مراحل زیر عمل نمائید.
در اولین گام شما باید یک شیفت ثابت تعریف کنید.
سپس یک زمانبندی ثابت تعریف نمایید.
و برای اضافه کردن تایم ناهار یا استراحت روی گزینه ها کلیک نمایید .
و در قسمت مقدار میزان زمان استراحت یا میزان زمان ناهار را وارد نمایید . در صورتی که مایل هستید تایم ناهار از کارکرد و حضور و موظفی کسر شود 2 مورد مربوطه را تیک بزنید . در صورتی که مایل هستید افرادی که در بازه ی خاصی در محل کار حاضر بودند تایم تعیین شده از میزان کارکرد یا موظفی شان کسر شود می توانید بازه ی زمانی مورد نظرتان را در قسمت پایین وارد نمایید . برای مثال در صورتی که بخواهید صرفا تایم ناهار از پرسنلی کسر شود که در بازه ی 1الی 2 در محل کار حاضر بودند مقادیر را مطابق تصویر زیر پر کنید .
پس از ثبت مقادیر مورد نظر دکمه ی تایید نهایی را بزنید و از فرم خارج شوید.
و در نهایت تایید نهایی را در قسمت بازه زمانی بزنید و ادامه ی مراحل دقیقا مشابه با تعریف شیفت ثابت است.
تعریف شیفت آزاد در نرم افزار کنترل تردد نانوتایم :
در صورتی که زمان ورود و خروج مهم نباشد و ملاک، زمان کاری هر شخص باشد از این شیفت استفاده می شود. به عنوان مثال اگر هر شخص موظف به انجام 8 ساعت کار در روز باشد و زمان ورود و خروج اشخاص اهمیت نداشتته باشد از این شیفت کاری استفاده می شود.
توجه نمایید در این نوع شیفت اضافه کار یا کسر کار افراد وابسته به زمان ورود و خروج نمی باشد، بلکه بر اساس ساعات حضور افراد، کسر کار و اضافه کار ثبت میگردد . به طور کلی می توان نتیجه گرفت که تایم شروع و پایان کار مشخص نیست و صرفا افراد باید به اندازه میزان موظفی کارکرد داشته باشند. در هنگام استفاده از شیفت آزاد، گاهی ساعت کاری پرسنل در دو روز کاری ثبت می شود که در این صورت تردد فرد در نرم افزار به صورت غیر معتبر نشان داده شده و به منظور رفع این مشکل می توان از قابلیت اتصال تردد ها در شیفت آزاد استفاده کرد.
چگونه زمانبندی برای شیفت آزاد در دستگاه حضور و غیاب انجام دهیم؟
تعریف زمانبندی در شیفت آزاد
یکی از ویژگی های شیفت آزاد، ثابت نبودن زمان ورود و خروج پرسنل و همچنین تأخیر و تعجیل آنها می باشد و ملاک اصلی میزان ساعت حضور پرسنل در مجموعه کاری می باشد. در صفحه تعریف بازه زمانی، در فیلد شروع روز می توانید زمانی را مشخص کنید که از آن زمان به بعد تردد پرسنل در آن روز ثبت شود و به این ترتیب زمان قبل از آن رکورد روز قبل در نظر گرفته می شود.
برای تعیین زمان پایان ساعت کاری در آن روز، در فیلد پایان روز، می توانید، اخرین زمانی که پرسنل در آن روز می توانند در محل کار باشند را تعیین کرد که بعد از آن زمان مربوط به روز بعد می باشد. اگر به تصویر زیر توجه کنید، زمان آخرین خروج ساعت 3 قبل از ظهر روز بعد تعیین گردیده است. ( مشاهده لیست قیمت بهترین دستگاه کنترل تردد نانوتایم کلیک کنید)
چگونگی تعریف شیفت گردشی در نرم افزار نانوتایم:
همانطور که از نام شیفت مشخص می باشد در این شیفت کاری، زمان کاری شخص بر اساس ضریب گردش شیفت متغییر می باشد، بنابراین پرسنل و کارفرما به منظور آگاهی از تایم کاری در طول بازه ی زمانی تعیین شده نیاز به گزارشیداشته که تایم کاری پرسنل را در طول بازه ی زمانی تعیین شده نمایش دهد. به تصویر زیر توجه کنید که شیفت گردشی در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم تعریف شده است. در این شیفت گردشی پرسنل 2 روز صبح کار, 2 روز عصر کار و 2 روز شب کار هستند. با توجه به زمانبندی فوق، در هر روز کاری سه گروه کاری داشته که هر کدام در یکی از شیفت های صبح، ظهر و شب مشغول به کار می باشند.
3.1. شیفت گردشی روزانه:
در لیست واحد تکرار شیفت، روز را انتخاب کرده و ضریب تکرار شیفت را برحسب تعداد گردش وارد می کنیم. به عنوان مثالاگر شیفت کاری هر سه روز یکبار با دو گروه مختلف عوض شود، لازم می باشد که شما واحد تکرار شیفت را “روز” انتخاب کنید و مقدار ضریب را 6 در نظر بگیرید. که در واقع به این معنی می باشد که شیفت هر گروه ز پرسنل بعد از 6 روز به حالت اول برمی گردد.
3.2. شیفت گردشی هفتگی:
در این حالت شیفت ها به صورت گردشی عوض می شوند، به عنوان مثال در یک مجموعه کاری که دارای دو گروه کاری می باشد، گروه اول در شیفت روز و گروه دوم در شیفت شب کار می کنند و درهفته بعدی شیفت کاری این دو گروه عوض می شود.
برای ثبت این نوع شیفت، باید دو شیفت ثبت گردد که در آنها واحد تکرار شیفت را “هفته” و ضریب تکرار شیفت را “دو” تعیین می نمائیم.
3.3. شیفت گردشی ماهانه:
در لیست واحد تکرار شیفت را ماه انتخاب کرده و ضریب تکرار شیفت را برحسب تعداد گردش وارد نمائید. به عنوان مثال اگر یک ماه از یک زمان استفاده کرده و ماه دیگر از یک زمان دیگر مقدار ضریب شیفت را 2 بگذارید و نهایتا تایید کنید تا ثبت گردد.
تعریف شیفت گردشی در نرم افزار نانوتایم به صورت تصویری
در این مثال محدوده ترددپرسنل در محل کار از ساعت 5 صبح لغایت ساعت 3 قبل از ظهر روز در روز بعد در نظر گرفته شده است. اما اگر توجه داشته باشید، تیک مربوط به چک باکس روز بعد در حالت انتخاب می باشد که به منظور درج رکورد تردد این تاریخ بعد از 12 شب می باشد که با فعال کردن این گزینه رکورد قبل از این ساعت به عنوان تردد همان روز در نظر گرفته می شود.
با یک مثال کلیه مراحل فوق را با یکدیگر برسی می کنیم، فرض کنید شیفت گردشی زیر در برنامه نانوتایم تعریف شده باشد. در این شیفت گردشی پرسنل 2 روز صبح کار, 2 روز عصر کار و 2 روز شب کار هستند . بدیهی است در هر روز یک گروه از پرسنل صبح کار و یک گروه عصر کار و یک گروه شب کار می باشد . ( توجه داشته باشید که کلیه مراحل مربوط به تعریف انواع شیفت در تمامی انواع دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی، تشخیص چهره و … یکسان است.)
حال اگر بخواهیم بدانیم در طول یک ماه در هر روز کدام گروه از افراد صبح کار و کدام گروه از افراد عصرکار و کدام گروه شب کار می باشند می توانید از گزاش زمانبندی شیفت استفاده کنید .در این گزارش صرفا نام شیفت را انتخاب کنید و سپس بازه ی زمانی مورد نظرتان را وارد کنید و دکمه تایید را بزنید .
به عنوان مثال در روز 1 اردیبهشت گروه گردشی 1، صبح کار و گروه گردشی 2، عصر کار و گروه گردشی3، شب کار می باشند. در بقیه ی روزها هم تایم کاری هر گروه کاری مشخص می باشد .
محاسبه ساعات کاری در تعطیل کاری و روزهای تعطیل
سوالی که معمولا در مجموعه های کاری در هنگام استفاده از دستگاه حضور و غیاب پیش می آید، محاسبه ساعات کاری در تعطیل کاری و روز های تعطیل می باشد. آیا حضور شخص در روزهای تعطیل به عنوان اضافه کاری محسوب می شود؟ طبق ماده 62 قانون کار روز جمعه برای کارگرانف روز تعطیل محسوب شده و حقوق، مزایا و بیمه در این روز حتی بدون حضور فرد نیز محاسبه شده و در صورت حضور فرد در مجموعه این زمان باید به صورت اضافه حقوق در نظر گرفته شود. به همین دلیل در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، تمهیداتی به این منظور در نظر گرفته شده است. با ما همراه باشید.
در برنامه ی نانوتایم در صورتیکه در آخرین مرحله ی تعریف شیفت تیک استفاده از تعطیلات را بزنید پرسنلی که عضو شیفت هستند باید در ایام تعطیل سال هم در محل کار حاضر شوند .
در صورتی که تیک استفاده از تعطیلات زده نشود پرسنل موظف نیستند در ایام تعطیل سال در محل کار حاضر شوند.
در حالت دوم اگر پرسنل در یک روز تعطیل در محل کار حاضر شود حضور پرسنل به عنوان کارکرد خارج از وقت محسوب می شود .
حال اگر مایل باشید که کارکرد خارج از وقت به عنوان اضافه کاری محسوب شود از منوی امکانات __ تنظیمات پیشرفته گزینه آخر را تیک دار نمایید و دکمه ی تایید را از سمت چپ بزنید .
پس از تیک دار گزینه فوق کارکرد خارج از وقت شخص به عنوان اضافه کاری محسوب می شود.
شیفت بدون مرز
منظور از شیفت بدون مرز چیست و نحوه استفاده از آن در نرم افزار حضو غیاب نانوتایم چگونه است؟
در برخی مجموعه ها شیفت کاری به صورت منظم و از پیش تعیین شده نیست و ممکن است به دلایل مختلف از جمله بالا رفتن حجم ترافیک کاری، شیفت کاری پرسنل متغییر و متفاوت باشد. بنابراین امکان استفاده از شیفت های ثابت، گردش و حتی آزاد در این مجموعه ها نمی باشد. اما کارشناسان ما با بررسی این مشکل راه حلی مناسب پیدا و آن را تحت عنوان شیفت بندی بدون مرز پیاده سازی نموده اند. در این شیفت بازه ی خاصی از روز برای حضور پرسنل در مجموعه در نظر گرفته نمی شود و صرفا میزان موظفی پرسنل در هر ماه و حداکثر فاصله ی بین 2 تردد تعیین می شود .
مراحل تعریف شیفت بدون مرز در نرم افزار حضور غیاب نانوتایم:
ابتدا در تعاریف – گروه کاری، یک گروه کاری برای پرسنل بدون مرز ایجاد نمایید .
2. در قسمت تعاریف – تعریف پرسنل، گروه کاری بدون مرز را به پرسنل مورد نظر خود نسبت دهید.
3. در تب شیفت- تعریف شیفت، یک شیفت بدون مرز مطابق تصویر زیر ایجاد نمایید.
4. در تب شیفت- تعریف زمانبندی_ بدون مرز، زمانبندی مورد نظرتان را ایجاد نمایید.
مقادیر ثبت شده در تصویر فوق برای شیفت بدون مرزی هست که حداکثر فاصله ی بین 2 تردد پرسنل 24 ساعت می باشد و میزان موظفی پرسنل در یک ماه 200 ساعت در نظر گرفته شده و پرسنل در هر ماه حداکثر می تواند 20 ساعت اضافه کاری داشته باشد . ( مقادیر فوق صرفا به عنوان نمونه ای از یک زمانبندی بدون مرز درج شده است )
5. در تب شیفت- زمانبندی شیفت، زمانبندی تعریف شده در مرحله ی قبل را به شیفت بدون مرز نسبت دهید.
6. در تب شیفت- شیفت بندی گروه کاری، شیفت بدون مرز را به گروه کاری بدون مرز نسبت دهید.
7. برای گزارش گیری از تردد پرسنل بدون مرز از تب گزارش _ گزارش تردد پرسنل بدون مرز استفاده کنید.
تعریف بازه زمانی استراحت ( برش)
یکی از مهمترین ویژگی نرم افزار نانوتایم، امکان تعریف بازه زمانی استراحت برای پرسنل بوده تا به طور خودکار توسط نرم افزار ثبت گردد. اصلاحا به این قابلیت در نرم افزار نانوتایم، قابلیت برش گفته می شود. در ادامه با یک نمونه به صورت تصویری این قابلیت را شرح خواهیم داد. مجموعه ای را در نظر بگیرید که تایم کاری آن از 8 صبح الی 5 بعد از ظهر است. در صورتی که بخواهیم تردد زمان ناهار به صورت اتوماتیک ثبت شود، باید از قسمت «تعریف زمانبندی» در «تب ثابت» دکمه «گزینه ها» را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده «تب برش» ساعت شروع و پایان زمان استراحت را تعیین نموده و تائید کنید. بعد از خروج از پنجره فوق فرم اصلی با کلیک روی دکمه‌ی ثبت، تنظیمات انجام شده را نهایی کنید .
ثبت این برش در گزارش کارکرد پرسنل به صورت زیر نمود می یابد. بعد از ثبت برش با مشاهده گزارش کارکرد پرسنل، بازه هایلایت شده ( در این مثال ساعت 13 تا 14) به طور خودکار زمان استراحت تشخیص داده شده و از زمان حضور شخص کسر میشود.
قابلیت حداقل و حداکثر اضافه کار
در نرم افزار نانوتایم قابلیت تعیین میزان حداکثر و حداقل بازه زمانی مجاز برای اضافه کاری پرسنل قبل و بعد از ساعت کاری وجود دارد. در صورت شیفت ثابت، امکان درج اضافه کاری اول وقت و آخر وقت وجود دارد. علاوه بر قابلیت تعیین حداکثر بازه اضافه کاری ( اول وقت و آخر وقت)، امکان تعیین حداقل و حداکثر بازه زمانی حداکثر برای اضافه کاری نیز وجود دارد. برای تعیین میزان اضافه کار اول وقت در قسمت تعریف زمانبندی از 2 گزینه ی که با فلش مشخص شده است استفاده نمایید .
حداقل اضافه کاری اول وقت 15 دقیقه: در صورتی که پرسنل کمتر از 15 دقیقه قبل ساعت 8 در مجموعه حاضر شده اضافه کاری لحاظ نمی شود .
حداکثر اضافه کاری اول وقت 1 ساعت: در صورت حضور زودهنگام پرسنل و بیشتر از یک ساعت قبل از شروع تایم کاری تنها یک ساعت اضافه کاری لحاظ میشود.
برای تعیین میزان اضافه کار آخر وقت هم در قسمت تعریف زمانبندی از 2 گزینه ای که در تصویر زیر مشخص شده است استفاده نمایید :
حداکثر اضافه کار آخر وقت 2 ساعت: بعد از تایم کاری پرسنل مجاز به 2 ساعت اضافه کاری بوده وبیشتر از آن اضافه کاری محسوب نمی‌شود.
حداقل اضافه کاری آخر وقت 15 دقیقه: حضور کمتر از 15 دقیقه بعد از پایان کار اضافه کار محسوب نمی‌شود.
تاثیر زمان بندی انجام شده در گزارش کارکرد پرسنل به صورت زیر است:
زمانبندی جایگزین
در برخی موارد بنا بر شرایط ممکن است یک یا چند پرسنل یک گروه کاری به درخواست کارفرما در شیفت کاری دیگری حاضر شود، در این حالت ممکن است گزارش تردد ها با مشکل مواجه شود. اما این مشکل با استفاده از قابلیت زمانبندی جایگزین در نرم افزار نانوتایم قابل حل است. در ادامه نحوه ثبت زمانبندی جایگزین را شرح خواهیم داد.
به عنوان مثال در یک مجموعه کاری، تایم کاری کارمندان از ساعت 8 الی 14 بوده که بنا به درخواست کارفرما 2 نفر از کارمندانبه جای شیفت کاری صبخ موظف به حضور در شیفت بعدازظهر هستند. برای ثبت صحیح زماتن تردد پرسنل در این جابجایی از قابلیت زمانبندی جایگزین استفاده خواهد شد. به این منظور در تب شیفت، گزینه زمانبندی جایگزین را انتخاب و سپس در پایین صفحه روی گزینه + کلیک نموده تا فرم مربوط به افزودن زمانبندی جایگزین باز شود:
در این فرم گروه کاری مورد نظر و پرسنل مربوطه را انتخاب نموده و در ادامه زمانبندی جدید را وارد خواهیم کرد. به عنوان مثال از گروه کارمندان 2 نفر از پرسنل در تاریخ 29 مهر به جای تردد در تایم صبح ( 8 الی 14 ) باید در تایم عصر ( 14 الی 21 ) در مجموعه حاضر شوند .
نمای خروجی در گزارش کارکرد پرسنل پس از ثبت زمانبندی جایگزین به صورت زیر است. در روز 29 مهرماه میزان موظفی و همچنین تایم کاری شخص با سایر روزها متفاوت است.
5. جابجایی شیفت و گزارشگیری جابجایی شیفت
برای بهرمندی از این قابلیت نیاز به خرید افزونه جابجایی شیفت است که امکان خرید آن از طریق محیط نرم افزار نانوتایم نیز فراهم شده است. در ویدئو زیر کلیه مراحل مربوط به خرید، فعال‌سازی، چگونگی جابجایی شیفت و گزارشگیری از جابجایی شیفت آموزش داده شده است.
