در سیستم کنترل تردد، دستگاه تنها نقش ثبت و مدیریت داده‌های ورود و خروج افراد را دارد. به منظور پردازش داده‌ها برای محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد نیاز به انتقال داده‌های تردد به محیط نرم افزار است. نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب وانتقال آنها به محیط نرم افزار به منظور پردازش داده‌ها می‌تواند به توجه به مدل دستگاه متفاوت باشد، اما به طور کلی روال تقریبا مشابهی دارد. خروجی گرفتن از داده‌های دستگاه حضور و غیاب کار سخت و پیچیده‌ای نیست و با توجه به اینکه منوی کلیه دستگاه‌های نانوتایم فارسی است با مطالعه این آموزش براحتی می‌توانید از داده‌های دستگاه خود با یکی از روش‌های زیر خروجی تهیه کنید و در محیط نرم افزار مورد استفاده قرار دهید. در ادامه به صورت تصویری و گام به گام به مراحل تخلیه اطلاعات از دستگاه و تهیه فایل خروجی دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم. تا چندی پیش پورت‌های شبکه (Tcp/Ip)، (Usb) و سریال (Rs232) مهمترین درگاه برقراری ارتباط دستگاه و نرم افزار بودند. اما با پیشرفت تکنولوژی وWirless، امروزه قادر به تهیه خروجی دستگاه با استفاده از WIFI هستیم.
همانطور که اشاره شد، نحوه تخلیه اطلاعات در دستگاه حضور غیاب به چهار روش فوق قابل انجام است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت. قبل از هر توضیحی باید خاطر نشان کنیم که شما قبل از امکان انتقال اطلاعات و کنترل تردد، باید دستگاه شما در نرم افزار تعریف شود. (جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله آموزش معرفی دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم مطالعه نمائید.)
عوامل و پارامترهای متعددی در انتخاب روش انتقال اطلاعات دستگاه ساعت زن موثر است. بسته به شرایط زیر می‌توان یکی از روش‌های تخلیه دستگاه با کابل، WIFI، پورت USB یا پورت سریال را انتخاب کرد. به عنوان مثال در دستگاه‌های قدیمی امکان تخلیه دستگاه تنها از روش کابل شبکه و پورت سریال وجود دارد در حالی که در دستگاه‌های جدید بیشتر از روش تخلیه WIFI و USb استفاده می‌شود. همچنین محل نصب دستگاه یا ماهیت کسب و کار شما در انتخاب نحوه تخلیه دستگاه تاثیر گذار است. در مجموعه‌هایی که دستگاه کنترل تردد در شبکه قرار دارد یا به دلایل امنیتی، تخلیه با کابل LAN در اولویت قرار دارد. در برخی از مجموعه‌ها به دلیل فاصله مکانی محل نصب دستگاه و سیستم کامپیوتری، استفاده از روش USB در اولویت است. پیشنهاد ما خرید دستگاه ساعت زنی از کمپانی‌هایی با ارائه خدمات پس از فروش است تا در صورت هرگونه مشکل، تیم پشتیبانی در حل آن به شما کمک کند. تیم پشتبانی مجموعه نانوتایم همواره آماده پاسخ‌گویی به سوالات شما عزیزان است.
راحترین روش برای تهیه خروجی داده‌های سیستم حضور و غیاب استفاده از فلش مموری و اتصال آن به پورت USB تعبیه شده روی دستگاه است. این روش به دلیل عدم نیاز به ارتباط دستگاه با سیستم کامپیوتری و هر گونه کابل کشی راحترین روش تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب محسوب می‌شود. برای شروع کار شما نیاز به یک فلش مموری با فرمت FAT32 خواهید داشت. ( با اتصال فلش مموری به سیستم کامپیوتری و راست کلیک روی آن در قسمت Properties براحتی می‌توانید فرمت فلش خود را چک کنید)
توجه: در صورتی که فرمت فلش مموری شما غیر از FAT32 بود باید فرمت فلش شما مطابق با تصویر زیر به FAT32 تغییر کند. (با فرمت فلش، کلیه اطلاعات روی فلش پاک خواهد شد، در صورت نیاز به اطلاعات روی فلش آنها را در محلی ذخیره نمائید.)
بعد از اطمینان از نوع فرمت فلش مموری، آن را به دستگاه حضور و غیاب نانوتایم متصل کرده و وارد منوی دستگاه می شوید. توجه کنید نحوه ورود به منوی دستگاهف با توجه به مدل آن متفاوت است. (فشردن کلید OK یا نگه داشتن چند ثانیه ای کلید OK روی دستگاه انجام شود.) در برخی موارد شکایاتی مبنی بر عدم ساپورت فلش مموری توسط دستگاه برای تخلیه اطلاعات است. این مشکل در صورت عدم خرابی فلش مموری، معمولا به دلیل فرمت یا استفاده از فلش مموری با ظرفیت بالا است. به منظور بهترین نتیجه بهتر است هنگام تهیه خروجی از داده‌های دستگاه allocation unit size را در کمترین حالت ممکن تنظیم کنید.
پس از مراحل فوق، در منوی دستگاه –>بخش مدیریت USB –> گزینه فراخوانی –> گزینه داده های تردد –> انتخاب گزینه همه –> انتخاب گزینه OK روی دستگاه. به این ترتیب اطلاعات بر روی فلش منتقل می شود. ( در برخی از مدل های نانو تایم برای انتقال اطلاعات باید به بخش اطلاعات رفته و گزینه فرخوانی رکورد را زده و در نهایت کلید OK را بزنید)
اطلاعات دستگاه به صورت یک فایل به نام attlog.dat بر روی فلش ذخیره می شود، در مرحله بعدی شما باید نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم را در داخل سیستم باز نموده و سپس به منوی نرم افزار رفته و گزینه فراخوانی فایل تردد ها را انتخاب کنید. در پنرجه باز شده بر روی آیکن پوشه باز کلیک کرده و فایل ترددها را از داخل فلش فراخوانی کنید. به این ترتیب اطلاعات دستگاه از روی فلش به داخل نرم افزار منتقل می‌شود. در این مرحله شما می توانید براحتی گزارش مربوطه را مشاهده کنید به این منظور به منوی گزارش رفته و از طریق گزارش کارکرد پرسنل، گزارش ها را مشاهده نمائید. ( برای خرید دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی کلیک کنید)
همچنین امکان استفاده از کابل USB برای اتصال مستقیم دستگاه به سیستم کامپیوتری برای انتقال اطلاعات وجود دارد. در این روش علاوه بر نیاز به جابجایی دستگاه( به دلیل عدم ساپورت بیش از سه متر کابل USB) نیاز به نصب DLL و DRiver دستگاه ساعت زنی بر روی سیستم کامپیوتری است. برای انتقال اطلاعات بعد از نصب درایور دستگاه، یک سر کابل usb به دستگاه و سر دیگر به کامپیوتر متصل می‌شود و انتقال اطلاعات انجام می‌شود.
از متداول‌ترین روش‌های تخلیه دستگاه حضور غیاب، استفاده از پورت LAN است. خروجی دستگاه از طرق شبکه به دو صورت شبکه سیمی و شبکه بی‌سیم قابل انجام است. برای خروجی گرفتن از طریق شبکه سیمی ابتدا باید دستگاه (از طریق پورت Ethernet) با استفاده از کابل شبکه (Rj45) به کامپیوتر متصل کنید.(بل از این کار باید مطمئن شوید که دستگاه در نرم افزار کنترل تردد تعریف شده است)
بعد از اتصال کابلی باید از ایجاد اتصال بین دستگاه و سیستم مطمئن شوید که به این منظور شما باید از دستور Ping استفاده کنید. در صورت عدم آشنایی با این دستور به مطلب چگونه از دستور Ping استفاده کنیم؟ مراجعه نمائید. توجه نمائید کلیه دستگاه های حضور و غیاب دارای رنج آی پی 192.168.2.201 می باشند. در صورتی که دستگاه شما Ping نمی دهید می توانید به مطلب آموزش تنظیم ارتباط با دستگاه را مطالعه نمائید. در صورت برقراری ارتباط دستگاه و رایانه می توانید به کار خود ادامه دهید.
برای ادامه کار باید وارد نرم افزار حضور و غیاب شده و از منوی دستگاه، گزینه فراخوانی تردد ها از دستگاه را انتخاب کرده در پنجره باز شده شما بر روی آیکن کلیک کرده و به این ترتیب با برقراری ارتباط بین دستگاه و نرم افزار اطلاعات منتقل می شود و در نهایت شما می توانید با مراجعه به منوی گزارشات و گزینه گزارش کارکرد پرسنل براحتی به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید. ( توجه داشته باشید که کلیه مراحل ذکر شده برای انواع دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره، اثر انگشتی و کارتی یکسان می باشد)
خروجی گرفتن با استفاده از اتصال به شبکه وای‌فای، یکی از جدیدترین و راحت‌ترین روش‌های انتاقل اطلاعات دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب است. هرچند این روش در دستگاه‌هایی قابل استفاده است که مجهز به ماژول WIFI هستند. به این منظور دستگاه و سیستم کامپیوتر( که نرم افزار حضور و غیاب روی آن نصب شده) به یک وای فای ( با رنج IP) یکسان متصل می‌شوند. سپس در قسمت تنظيمات دستگاه –> تنظيمات ارتباط –> شبکه بي سيم –> پيشرفته –> گزینه dhcp را انتخاب می‌کنیم. در مرحله بعد ادرس IP گرفته شده را در گزينه اول همين قسمت (قسمتی که اسم واي فاي هست) قرار می‌دهیم و مجدد به عقب بازگشته و در قسمت شبکه، ادرس اي پي گرفته شده را قرار می‌دهیم. و در نهایت داخل سيستم کامپیوتری با دستگاه ارتباط برقرار کرده و و فراخواني اطلاعات از دستگاه انجام را می‌دهیم.
