مدیریت تردد در سازمان‌هایی با چندین شعبه

یکی از معزلاتی که کسب و کارهایی با چند شعبه ( فروشگاه زنجیره‌ای تا سازمان‌های بزرگ) با آن مواجه هستند، مدیریت و ادغام داده‌های تردد پرسنل شعب مختلف است. در بسیاری از سازمان‌های چند شعبه‌ای پرسنل در شعب مختلف تردد داشته که چگونگی ثبت و مدیریت تردد پرسنل در این موارد با مشکلات زیادی مواجه است. به عنوان مثال در سازمانی با چهار شعبه و پرسنلی که به صورت گردشی در این شعب فعالیت می‌کنند، برای مدیریت و ثبت تردد آنها نیاز است نام این پرسنل در سیستم کنترل تردد هر چهار شعبه ثبت شود. در مرحله بعدی و برای محاسبه حقوق و دستمزد نیاز به دسترسی به خروجی سیستم هر چهار شعبه است و در نهایت ادغام داده‌های بدست آمده است. علاوه بر زمان‌بر بودن این پروسه، امکان خطا و اشتباه زیاد است که در نهایت منجر به نارضایتی پرسنل و کاهش کارایی سازمان می‌شود.

برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل در سازمان‌های دارای چند شعبه، استفاده از دستگاه ساعت زنی برای ثبت حضور و غیاب پرسنل، از جمله دستگاه‌های کارت خوان یا بیومتریک، می‌تواند دقت و شفافیت را افزایش دهد. به عنوان مثال، در یک شرکت با چند شعبه، هر شعبه می‌تواند دستگاه حضور و غیاب خود داشته باشد و اطلاعات به صورت آنلاین در سیستم مرکزی ثبت شود.

در کنار دستگاه حضور غیاب استفاده از سیستم‌ حضور غیاب آنلاین یکی از رویکرد‌های مناسب برای مدیریت تردد در سازمان‌هایی با چندین شعبه است. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب می‌تواند به مدیران کمک کند تا به طور موثر وضعیت حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کنند. این نرم‌افزارها معمولاً امکاناتی مانند ثبت آنلاین حضور و غیاب، گزارش‌‌گیری جامع، ثبت درخواست مرخصی ماموریت و…دارد.

اما به طور کلی استفاده از دستگاه حضور و غیاب مجزا در شعب مختلف بدون امکان اتصال تردد‍‌ها در شعبه مختلف مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت. هرچند سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین به تنهایی و بدون دستگاه قادر به ثبت تردد از طریق اپلیکیشن هستند، اما در برخی از سازمان‌ها الزام به استفاده از دستگاه است.

در نرم افزار حضور غیاب نانوتایم 360، علاوه بر امکان ثبت و مدیریت آنلاین تردد پرسنل، امکان استفاده از دستگاه حضور غیاب نیز وجود دارد.

مهمترین ویژگی‌های نانوتایم 360 برای مدیریت سازمان‌های چند شعبه

1. امکان ثبت تردد به صورت آنلاین و یا با استفاده از دستگاه حضور و غیاب.
2. ثبت لوکیشن‌های مختلف یک سازمان در نرم افزار.
3. ثبت تردد با استفاده از GPS
4. امکان مدیریت پرسنل دورکار
5. دسترسی پرسنل به داشبورد اطلاعاتی خود
6. امکان ثبت درخواست به صورت آنلاین
7. امکان ثبت سطوح مختلف مدیریتی
8. مانیتورینگ در لحظه
9. تعریف شیفت و گرو کاری مختلف

یکی از مهمترین مزایای سیستم حضور غیاب آنلاین نانوتایم 360، امکان ثبت تردد به صورت آنلاین و با دستگاه حضور غیاب به طور همزمان است. در بسیاری از سازمان‌ها علاوه بر پرسنل حاضر در محل، برخی از پرسنل به صورت دورکار هسنمدف در این موارد پرسنل حاضر در محل امکان ثبت تردد با استفاده از دستگاه و پرسنل دورکار به راحتی امکان ثبت تردد از طریق اپلیکیشن نانوتایم 360 دارند. برخی از سازمان‌ها به دلایل مختلف قصد تهیه دستگاه حضور و غیاب ندارند، در چنین مواردی پرسنل می‌توانند با استفاده از اپلیکیشن نصب شده روی تلفن همراه خود و با کمک GPS براحتی ثبت تردد کنند.

با توجه به اینکه امکان ادغام داده‌های شعب مختلف در نرم افزار نانوتایم 360 وجود دارد، بنابراین پرسنلی که به صورت چرخشی در شعب مختلف هستند به راحتی و از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی تلفن همراه خود امکان ثبت تردد دارند. به این منظور نیاز است که شعب مختلف سازمان در نرم افزار تعریف شود و با توجه به یکپارچگی اطلاعات، در صورت ثبت تردد در شعب مختلف این اطلاعات به صورت جامع در نرم افزار ذخیره شده و به راحتی قابل پردازش است.

راه‌کارهایی برای کاهش چالش‌های مدیریت سازمان‌های چند شعبه

استفاده از اپلیکیشن نانوتایم 360: در صورت استفاده از اپلیکیشن حتی در صورت عدم تعریف نام پرسنل در دستگاه حضور غیاب سایر شعب، مشکلی با ثبت تردد نخواهند داشت و براحتی از طریق اپلیکیشن اقدام به ثبت تردد می‌کنند. همچنین براحتی امکان ثبت تردد پرسنل دورکار وجود دارد، ضمن اینکه امکان استفاده از این اپلیکیشن بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب هست.

مانیتورینگ در لحظه ترددها: یکی از قابلیت‌های نانوتایم 360، امکان رصد کردن لحظه‌ای تردد پرسنل است. در این حالت مدیر حتی در صورت عدم حضور در مجموعه به راحتی امکان رصد کردن لحظه‌ای تردد پرسنل را دارد.

ثبت درخواست به صورت آنلاین: در نانوتایم 360، قابلیت ثبت درخواست‌هایی از جمله درخواست مرخصی، ماموریت، تبدیل تاخیر به مرخصی یا ثبت تردد فراموش شده وجود دارد. بنابراین در سازمان‌هایی که پرسنل در لوکیشن‌های مختلف حضور دارند، بدون نیاز به مراجعه حضوری برای ثبت درخواست، امکان ثبت به صورت آنلاین را خواهند داشت.

تعیین ساعات کاری و هماهنگی آنها: تعیین ساعات کاری مشترک بین شعب و هماهنگی زمانی برای شروع و پایان کار می‌تواند به تسهیل مدیریت حضور و غیاب کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک شعبه با ساعت کاری متفاوت از شعب دیگر عمل کند، مدیران می‌توانند با تنظیم زمان‌های برخی از وظایف به گونه‌ای که تداخلی در ساعات کاری وجود نداشته باشد، مشکل حضور و غیاب را کاهش دهند. بنابراین در صورت حضور پرسنل در شعب دیگر، مشکلی با چگونگی ثبت تردد نخواهند بود.

آموزش و توجه به قوانین حضور و غیاب: ارائه آموزش‌هایی درباره اهمیت حضور و غیاب به موقع به کارمندان و مدیران می‌تواند افراد را به ارزش این موضوع آگاه کند و رفتارهای مناسب را ترویج کند. به عنوان مثال، تعیین پاداش‌ها برای کارمندانی که حضور و غیاب منظم داشته باشند و همچنین تعیین عواقبی برای تاخیرها و غیبت‌های بی‌دلیل می‌تواند تشویقی موثر باشد.

با استفاده از این راهکارها، مدیران می‌توانند به بهبود مدیریت حضور و غیاب در سازمان‌های دارای چند شعبه کمک کنند و به صورت موثرتری با چالش‌های مربوطه روبرو شوند.