خرید دستگاه حضور و غیاب فقط انتخاب یک دستگاه برای ثبت ورود و خروج کارکنان نیست. این دستگاه بخشی از یک سیستم بزرگتر است که میتواند با نرمافزار حضور و غیاب، مدیریت شیفتها، محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد و حتی مدیریت تردد در شعب مختلف در ارتباط باشد. به
خرید دستگاه حضور و غیاب فقط انتخاب یک دستگاه برای ثبت ورود و خروج کارکنان نیست. این دستگاه بخشی از یک سیستم بزرگتر است که میتواند با نرمافزار حضور و غیاب، مدیریت شیفتها، محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد و حتی مدیریت تردد در شعب مختلف در ارتباط باشد.
به همین دلیل، انتخاب یک محصول صرفاً بر اساس قیمت یا تعداد امکانات آن، ممکن است در کوتاهمدت جذاب به نظر برسد اما در بلندمدت برای سازمان هزینه و دردسر ایجاد کند. در بیش از ۱۵ سال فعالیت در حوزه فروش و پیادهسازی دستگاههای حضور و غیاب و سیستمهای کنترل تردد، بارها با سازمانهایی مواجه شدهام که بعد از خرید متوجه شدهاند دستگاه انتخابشده با شرایط واقعی محیط کارشان تناسب ندارد.
تجربه نشان میدهد مسئله اصلی، کمبود گزینه در بازار نیست؛ بلکه انتخاب دستگاه و راهکار متناسب با نیاز واقعی سازمان است. در ادامه، چهار اشتباه رایج هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب را بررسی میکنیم و برای هرکدام راهکارهایی میگوییم که میتواند ریسک یک انتخاب اشتباه را کاهش دهد.
یکی از رایجترین اشتباهات هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، مقایسه محصولات فقط بر اساس قیمت اولیه است. قیمت خرید دستگاه مهم است، اما تنها یکی از عواملی است که باید در تصمیمگیری در نظر بگیرید. هزینه نرمافزار، پشتیبانی، تعمیرات، ارتقا و حتی زمانی که کارکنان منابع انسانی برای رفع خطاهای سیستم صرف میکنند، میتواند روی هزینه واقعی راهکار تأثیر بگذارد.
برای مثال، ممکن است یک دستگاه در زمان خرید ارزانتر باشد، اما اگر نرمافزار آن محدودیتهایی داشته باشد، پشتیبانی مناسبی ارائه نشود یا در آینده هزینههای اضافی برای خدمات آن پرداخت کنید، صرفهجویی اولیه لزوماً به معنای انتخاب اقتصادیتر نیست.
۱. هزینه مالکیت سیستم را بررسی کنید، نه فقط قیمت دستگاه.
از فروشنده بخواهید تمام هزینههای مرتبط با راهکار را بهصورت شفاف اعلام کند؛ از جمله هزینه نرمافزار، پشتیبانی، گارانتی، بهروزرسانی و خدمات احتمالی آینده.
برای مثال، در نانوتایم استفاده از نرمافزار نیازمند پرداخت هزینه لایسنس نیست و خرید خدمات پشتیبانی نیز اجباری نیست.
۲. قیمت و خدمات را در بازه سه تا پنج سال مقایسه کنید.
اگر قرار است سیستم حضور و غیاب برای چند سال در سازمان شما استفاده شود، بهتر است هزینه و شرایط نگهداری آن را در یک بازه بلندمدت مقایسه کنید.
۳. فقط به گفته فروشنده اکتفا نکنید.
تجربه مشتریان قبلی میتواند اطلاعات ارزشمندی درباره کیفیت پشتیبانی، پایداری نرمافزار و عملکرد واقعی دستگاه در اختیار شما قرار دهد.
یکی از اشتباهات رایج این است که سازمان ابتدا یک دستگاه یا برند خاص را انتخاب میکند و بعد تلاش میکند نیازهای خود را با امکانات همان محصول تطبیق دهد. در حالی که فرآیند درست باید برعکس باشد: ابتدا نیاز سازمان مشخص شود، سپس مناسبترین دستگاه و نرمافزار انتخاب شود.
پاسخ به این سؤالات، دامنه انتخاب شما را بسیار محدودتر و تصمیمگیری را سادهتر میکند.
۱. قبل از صحبت با فروشنده، نیازهای سازمان را مشخص کنید.
یک فهرست از نیازهای ضروری، امکانات ترجیحی و امکانات غیرضروری تهیه کنید. این کار باعث میشود در جلسه فروش، صرفاً تحت تأثیر تعداد زیاد قابلیتها قرار نگیرید.
۲. نیاز واحد منابع انسانی را هم در نظر بگیرید.
سیستم حضور و غیاب فقط برای ثبت ورود و خروج کارکنان نیست. دادههای ثبتشده در نهایت در فرآیندهایی مانند مدیریت کارکرد، مرخصی، اضافهکاری و محاسبه حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار میگیرند.
بنابراین بهتر است کارشناسان منابع انسانی و حتی سرپرستان واحدها نیز در فرآیند انتخاب راهکار حضور داشته باشند.
۳. از فروشنده بخواهید راهکار را بر اساس شرایط سازمان شما پیشنهاد دهد.
یک فروشنده حرفهای نباید صرفاً یک مدل دستگاه را به همه سازمانها پیشنهاد کند. راهکار مناسب باید بر اساس تعداد کارکنان، نوع شیفت، محیط کاری، تعداد شعب و نیازهای نرمافزاری تعیین شود.
حتی یک دستگاه باکیفیت، بدون پشتیبانی مناسب نمیتواند بهتنهایی یک راهکار قابل اتکا برای سازمان باشد. تصور کنید دستگاه در ابتدای ماه دچار مشکل شود و اطلاعات تردد کارکنان بهدرستی ثبت نشود. در چنین شرایطی، مسئله فقط خرابی یک دستگاه نیست؛ بلکه ممکن است فرآیند محاسبه کارکرد کارکنان و حقوق و دستمزد نیز تحت تأثیر قرار بگیرد. به همین دلیل، پشتیبانی و خدمات پس از فروش باید بخشی از فرآیند خرید باشد، نه موضوعی که بعد از خرید به آن فکر کنید.
۱. شرایط گارانتی را دقیق بخوانید.
صرفاً عبارت «یک سال گارانتی» کافی نیست. باید مشخص باشد گارانتی چه مواردی را پوشش میدهد و چه شرایطی باعث خارج شدن دستگاه از پوشش گارانتی میشود.
در نانوتایم، محصولات دارای یک سال گارانتی شرکتی هستند و مواردی مانند آبدیدگی، شوک الکتریکی و سقوط از ارتفاع در شرایط گارانتی قرار نمیگیرند.
۲. مدل واقعی پشتیبانی را قبل از خرید بررسی کنید.
برای مثال، در نانوتایم به ازای هر خرید، یک سال خدمات گارانتی و پشتیبانی تلفنی و تیکتی ارائه میشود. در صورت نیاز به حضور کارشناس در محل نیز این خدمت با هماهنگی و پرداخت هزینه امکانپذیر است.
۳. تجربه مشتریان قبلی را بررسی کنید.
اگر امکان دارد با چند مشتری فعلی فروشنده صحبت کنید و درباره کیفیت پاسخگویی، سرعت حل مشکلات و خدمات پس از فروش از آنها سؤال کنید.
یکی دیگر از تصمیمهای مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، انتخاب روش احراز هویت کارکنان است. اثر انگشت، کارت و تشخیص چهره هرکدام مزایا و محدودیتهای خاص خود را دارند. بنابراین نمیتوان گفت یک فناوری برای تمام سازمانها بهترین انتخاب است.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
اثر انگشت در بسیاری از محیطهای کاری، راهکاری دقیق و اقتصادی برای احراز هویت کارکنان است. با این حال، در محیطهایی که دست کارکنان مرتباً با آب، مواد شیمیایی، روغن، گردوغبار یا آلودگی در تماس است، کیفیت ثبت اثر انگشت ممکن است کاهش پیدا کند. بنابراین برای محیطهای صنعتی، کارگاهها یا مشاغلی که شرایط دست کارکنان خاص است، باید عملکرد دستگاه در شرایط واقعی بررسی شود.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
ثبت تردد با کارت ساده و سریع است و برای بسیاری از سازمانها میتواند گزینه مناسبی باشد. محدودیت اصلی این روش این است که کارت به فرد وابسته نیست. در نتیجه، اگر کنترلهای مکمل وجود نداشته باشد، امکان ثبت تردد یک کارمند با کارت همکارش وجود دارد. اگر درباره روشهای جعل یا دور زدن ثبت تردد اطلاعات بیشتری میخواهید، میتوانید مقاله « راه های هک دستگاه حضور و غیاب» را نیز مطالعه کنید.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
تشخیص چهره امکان احراز هویت بدون کارت یا تماس مستقیم با دستگاه را فراهم میکند و میتواند احتمال ثبت تردد به جای فرد دیگر را کاهش دهد. با این حال، هنگام انتخاب این فناوری باید عواملی مانند نور محیط، زاویه قرارگیری فرد، سرعت شناسایی، تغییرات ظاهری و پوشش صورت را بررسی کرد.
برخی دستگاههای جدیدتر از الگوریتمهای هوشمند تشخیص چهره استفاده میکنند و برای شرایطی مانند استفاده از ماسک یا عینک، تغییرات ظاهری و شرایط متفاوت محیطی عملکرد بهتری دارند. همچنین فناوریهای مبتنی بر Visible Light در نسل جدید دستگاههای تشخیص چهره میتوانند در شرایط نوری متفاوت عملکرد مناسبتری ارائه دهند؛ با این حال، عملکرد واقعی دستگاه باید متناسب با محیط نصب بررسی شود.
۱. محیط واقعی کار را بررسی کنید.
میزان نور، گردوغبار، رطوبت، دمای محیط و نوع فعالیت کارکنان میتواند روی انتخاب فناوری مناسب تأثیر بگذارد.
۲. شرایط کارکنان را در نظر بگیرید.
اگر کارکنان در محیط صنعتی کار میکنند و دستهایشان مرتباً در معرض آلودگی یا آسیب قرار دارد، انتخاب دستگاه اثر انگشتی باید با دقت بیشتری انجام شود. اگر جلوگیری از ثبت تردد به جای دیگران برای شما اولویت بالایی دارد، روشهای احراز هویت مانند تشخیص چهره میتوانند گزینه مناسبتری باشند.
۳. دستگاه را در محیط واقعی تست کنید.
در صورت امکان، قبل از خرید نهایی عملکرد دستگاه را در همان محیطی که قرار است نصب شود بررسی کنید. تست دستگاه در دفتر فروشنده لزوماً عملکرد آن را در محیط واقعی سازمان نشان نمیدهد.
۴. از فروشنده بخواهید چند گزینه را مقایسه کند.
فروشنده باید بتواند توضیح دهد که چرا یک فناوری برای شرایط سازمان شما مناسبتر است و چه محدودیتهایی دارد. اگر یک محصول بدون توجه به نیازهای شما بهعنوان بهترین گزینه معرفی میشود، بهتر است قبل از تصمیم نهایی گزینههای دیگر را هم بررسی کنید.
اگر بخواهیم تمام نکات بالا را خلاصه کنیم، قبل از خرید بهتر است به چهار سؤال اصلی پاسخ دهید:
پاسخ دقیق به همین چهار سؤال میتواند بخش قابلتوجهی از ریسک یک خرید اشتباه را کاهش دهد.
جمعبندی: دستگاه حضور و غیاب را فقط بر اساس قیمت انتخاب نکنید
خرید دستگاه حضور و غیاب یک خرید صرفاً سختافزاری نیست. شما در واقع در حال انتخاب یک راهکار مدیریت تردد و اطلاعات کارکرد کارکنان هستید؛ راهکاری که قرار است برای چند سال در فرآیندهای منابع انسانی سازمان شما مورد استفاده قرار بگیرد. مطالعه “رایج ترین معایب و مشکلات دستگاه حضور و غیاب” پیشنهاد میشود.
بنابراین قیمت، تعداد امکانات یا ظاهر دستگاه نباید تنها معیار تصمیمگیری باشد. نیاز سازمان، نوع فعالیت کارکنان، روش احراز هویت، نرمافزار، امکان یکپارچهسازی، پشتیبانی و هزینههای بلندمدت همگی باید در کنار یکدیگر بررسی شوند. در نانوتایم، انتخاب راهکار بر اساس نیاز واقعی سازمان انجام میشود. با بررسی تعداد کارکنان، نوع شیفت، شرایط محیط کاری، تعداد شعب و نیازهای نرمافزاری، میتوان مناسبترین گزینه را از میان راهکارهای موجود انتخاب کرد.
اگر هنوز نمیدانید کدام دستگاه حضور و غیاب برای سازمان شما مناسبتر است، میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان نانوتایم برای بررسی نیازهای سازمان و انتخاب راهکار مناسب استفاده کنید.
