چالش مدیریت تیم های راه دور + راه‌حل آن

منظور از نیروی دورکار چیست؟

 به آن دسته از پرسنل که در یک سازمان استخدام شده اما کار خود را خارج از محل سازمان انجام می‌دهند در اصطلاح نیروی دورکار اطلاق می‌شود. این می تواند به معنای کار از یک فضای کار اشتراکی، خانه، کافی شاپ یا در شهر و کشوری دیگر است.

در سیستم دورکاری رسما سیستم‌های کنترل تردد از جمله دستگاه‌ حضور و غیاب جایگاهی در مدیریت زمان شروع و پایان کاری پرسنل ندارد. هرچند امروزه شاهد روی کار آمدن سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین بدون نیاز به دستگاه و از طریق نصب اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمند یا سیستم کامپیوتری هستیم.

در دوران پاندمی کرونا ویروس، اکثر سازمان‌ها به منظور حفظ سلامت پرسنل، رویه دورکاری را پیاده سازی کردند. هرچند بعد از عادی شدن شرایط عادی شدن شرایط بیشتر سازمان‌ها شرایط کاری را به حالت عادی و حضوری تغییر دادند. اما به دلایل متعددی همچون کاهش هزینه‌ها یا استفاده از پرسنل با تجربه در مناطق دورتر بسیاری از سازمان‌ها به رویه دورکاری یا هیبریدی(دورکار و حضوری)ادامه دادند. مدیران کسب و کارها دلایل مختلفی برای بازگشت به شرایط کار حضوری اعلام کردند که از مهمترین آن‌ها می‌توان به عدم هماهنگی بین اعضاء تیم، کاهش مشارکت بین پرسنل و دشواری نظارت بر عملکرد پرسنل دورکار اشاره کرند.

هرچند مدیران بر مزایای دورکاری مزایای زیادی برای سازمان خود واقف هستند (از جمله کاهش هزینه‌ها بخصوص در دوران رکود اقتصادی) اما با توجه به چالش عدم امکان نظارت لحظه‌ای بر روندکاری پرسنل، ترجیح بر حضور در محل سازمان دارند. در محیط سازمان به کمک  دوربین‌های نظارتی یا مدیران هر بخش امکان نظارت بر صحت عملکرد و بررسی هرگونه قصور و کوتاهی در عملکرد پرسنل وجود دارد و براحتی امکان بررسی مشکل و برخورد با کارمند خاطی میسر می‌شود. در حالی که در شرایط دورکاری چنین امکانی وجود ندارد و بنا را بر صداقت یا تحویل کار در بازه زمانی در نظر گرفته شده باید گرفت.

مزایای دورکاری برای سازمان‎ها چیست؟

با توجه به بحران‎‌های اقتصادی حاکم، اکثر کسب و کارها به دنبال راهی برای کاهش هزینه‌های سازمان‌های خود هستند. یکی از گزینه‌های پیش رو دورکاری پرسنل است که به طور چشمگیری در کاهش هزینه‌های سازمانی تاثیر‌گذار است. از سوی دیگر سازمان‌ها به دنبال راه‌حلی برای نظارت موثر بر عملکرد کارکنان خود از راه دور هستند. برگذاری جلسات ویدئویی، تلفنی، ارسال گزارش کار روزانه یا تعیین ددلاین انجام کار از جمله روش‌های مورد استفاده برای مدیریت عملکرد پرسنل در شرایط دورکاری است. تحقیقات نشان می‌دهد که نظارت گسترده بر محل کار می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد، زیرا علاوه بر کاهش اعتماد  متقابل کارکنان و مدیران، تمایل به بهره‌وری را تضعیف کرده و در نهایت منجر به کاهش بهروری سازمان می‌شود.

اما با سرمایه گذاری روی مدیران میانی به عنوان پل ارتباطی پرسنل و مدیران اصلی و تشویق آن‌ها به کار تک به تک و ارائه گزارش های مستقیم خود برای تشریح جریان کار و انتظارات واضح یکی از بهترین روش‎‌های پیش‌رو است. در واقع مدیران باید با پرسنل تعامل داشته باشند تا بتوانند با شناخت چالش‌ها، راه حل موثری برای آن‌ها پیدا کنند.

چالش های مدیریت پرسنل دورکار چیست؟

بسیاری از چالش های موجود در مدیریت کارمندان دورکار ریشه در فقدان تعامل فیزیکی و حضوری دارد. این امر می‌تواند کار را برای مدیران و سایر اعضاء سخت‌تر کند. از جمله  این موارد می‌توان به عدم مشاهده علائم هشداردهنده رایج در محل کار از جمله روحیه ضعیف، فرسودگی شغلی، درگیری بین فردی، عدم ارتباط یا عدم ارتباط اشاره کرد.

مهمترین چالش های رایج مدیریت نیروی دورکار:

ثبت زمان آغاز و پایان کار: از معزلات پیش روی  سازمان‌ها در مدیریت پرسنل دورکار، ثبت زمان آغاز و پایان کار است. در بسیاری از موارد زمان شروع و پایان کار در یک شیت اکسل نوشته شده و در پایان هر هفته یا ماه به مدیر مافوق تحویل داده می‌شود. تجربهنشان داده است که این روش با خطا و اشتباه زیادی در محاسبات همراه است. اما نرم افزارهای مدیریت حضور و غیاب آنلاین این بستر را فراهم آورده که فرد از طریق اپلیکیشن وب یا موبایل به راحتی به پرسنل پنل خود دسترسی پیدا کند و درخواست ثبت تردد بزند. یا در صورت نیاز به مرخصی درخواست مرخصی خود را در نرم افزار ثبت کرده تا در صورت موافقت کارفرما این درخواست تائید شود.

لوکیشن ثبت تردد: در برخی از کسب‌و‌کارها لازم است پرسنل در لوکیشن خاصی مشغول به فعالیت شود. حال ممکن است فرد در لوکیشن مورد نظر نباشد و اقدام به ثبت ساعت کاری کند. اما این مشکل راه حل خود را دارد و با استفاده از سامانه کنترل تردد آنلاین با قابلیت تعیین لوکیشن، می‌توان لوکیشن‌های مورد نظر را در سامانه ثبت کرد و با کمک Gps براحتی ثبت تردد در لوکیشن مورد نظر انجام شود. این قابلیت بخصوص برای کسب و کارهایی که به صورت پیمانکاری و در چندین لوکیشن مختلف هستند نیز قابل استفاده است.

 

عدم ارتباط سریع با واحد منابع انسانی: از دیگر چالش‌های پیش روی مدیریت پرسنل دورکار، عدم ارتباط مستقیم با واحد منابع انسانی به منظور شفاف‌سازی در رابطه با اطلاعات ساعات کاری، مرخصی و … است. به این منظور گاهی پرسنل دورکار مجبور به مراجعه به سازمان برای ارتباط با این واحد و دسترسی به اطلاعات و شفاف‌سازی هستند. اما بکارگیری نرم افزار حضور و غیاب کلود پاسخی برای این مشکل است. زیرا در این نرم افزار بخش پرسنل پنل در نظر گرفته شده که هر پرسنل امکان مشاهده داده‌های تردد و ساعات کاری خود را دارد. همچنین در این پنل امکان ثبت خود اظهاری، رخواست ثبت تردد فراموش شده، درخواست مرخصی و… در نظر گرفته شده است.

مطالعه مقاله “ بهترین راهکار، مدیریت حضور و غیاب تیم‌های دورکار و هیبرید” پیشنهاد می‌شود. 

حواس پرتی: حواس پرتی و وقفه در کار از جمله معزلاتی پیش روی پرسنل دورکار بخصوص افرادی است که در خانه کار می‌کنند. اگر میزان وقفه در انجام کار افزایش یابد، شاهد کاهش بهروی سازمانی هستیم. اما در صورتی که افراد در بازه زمانی مشخص ملزم به ارائه کار خود شوند، از راه‌کارهایی برای کاهش میزان حواس پرتی استفاده خواهند کرد.

انزوا: یکی از آثار سوء دورکاری انزوای اجتماعی است که تاثیرات منفی زیادی دارد. حتی زمانی که مردم احساس انزوا نمی کنند، جدایی فیزیکی افراد در یک تیم نیز می تواند پرورش یک فرهنگ مشترک و سالم را دشوارتر کند. اما با برگذاری جلسات روتین آنلاین به منظور برقراری تعامل بین کارمندان می‌توان میزان انزوای اجتماعی را کاهش داد. چنین برنامه‌هایی می‌تواند در نرم افزار مدیریت تردد پرسنل برنامه ریزی و اجرا شود.