کدام نوع از نرم افزارهای حضور و غیاب برای کار من مناسب است؟
مهمترین دستاورد انقلاب صنعتی تحولات فراگیر در فناوری، تولید و سازماندهی نیروی انسانی است. در این میان استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب به منظور جلوگیری از تضییع حقوق کارکنان و مدیریت بهینه منابع انسانی یکی از مهمترین دستاورد‌های این انقلاب محسوب می‌شود. دستگاه ساعت زنی کارت دستی و کارتریج از اولین نمونه‌های سیستم اتوماسیون حضور و غیاب به شمار می‌روند که به تدریج و با پیشرفت تکنولوژی انواع دستگاه کارتی و بیومتریک جایگزین روش‌های قدیمی شد.
استفاده از اتوماسیون اداری در ثبت و مدیریت داده‌های تردد منجر به ارتقاء بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان می‌گردد. استفاده از این رویکردهای اتوماتیک، منجر به کاهش زمان تلف شده در فرآیندهای حضور و غیاب و کاهش میزان خطا در محاسبات می‌شود. استفاده از این سیستم‌های مدیریت تردد به نوعی پاسخگوی تغییرات مدرن و تحولات صنعتی در مشاغل مختلف است.
هر سیستم حضور و غیاب متشکل که دو بخش سخت افزاری و نرم افزاری است. انواع دستگاه حضور و غیاب مجهز به تکنولوژی روز دنیا، نشان از اهمیت سیستم کنترل تردد در سازمان‌ها دارد. همسو با پیشرفت‌های صورت گرفته در زمینه سخت افزار در زمینه کنترل و مدیریت تردد شاهد ارائه انواع نرم افزار حضور و غیاب متناسب با کسی و کارهای مختلف هستیم. در ادامه قصد داریم به معرفی و بررسی انواع نرم افزار حضور و غیاب بپردازیم.
انواع نرم افزارهای حضور و غیاب
- نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
- نرم افزارهای حضور و غیاب تحت وب
- نرم افزارهای حضور و غیاب تحت کلود
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز:
با مکانیزه شدن سیستم‌های کنترل تردد و نیاز به یک واسط کاربری برای برقرای ارتباط با دستگاه و دریافت و تحلیل داده‌ها، از نرم افزارهای حضور و غیاب رونمایی شد. اولین نرم افزارهای کنترل تردد بر روی سیستم عامل های NC .. بود و با روی کار آمدن سیستم عامل ویندوز بر روی این بستر پیاده سازی شد. نرم افزار ارائه شده به همراه اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب، نسخه ویندوز است.
از مهم تریم مزایای نسخه ویندوز می‌توان به هزینه کم و پیاده سازی آسان آن اشاره کرد. این نرم افزار دارای محیط کاربری بسیار ساده و با امکاناتی از جمله گزارش گیری جامع و متنوع، قابلیت تعریف انواع شیفت و نوبت کاری و … است. نرم افزار حضور ودغیاب نانوتایم نسخه ویندوز در سه سطح پایه، پرو و سازمانی ارائه می‌شود. وجه تمایز این سه نسخه، ظرفیت تعریف تعداد پرسنل، تعداد شیفت قابل تعریف و تعداد دستگاه قابل مدیریت در یک نرم افزار است.
مهمترین قابلیت‌های نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم نسخه ویندوز:
- ارسال محاسبه کارکرد به سیستم حقوق و دستمزد
- تعریف انواع شیفت‌کاری(آزاد، بدون مرز، ثابت، شناور و…)
- ارسال پیامک به مدیران و پرسنل
- امکان جابجایی شیفت و گزارش‌گیری جابجایی شیفت
- امکان محاسبه تاخیر، تعجیل، اضافه کاری و شناوری
- امکان استفاده بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب
- امکان تعریف انواع شیفت چرخشی
- تعریف چارت سازمانی
- خروجی اکسل، دیسکت مالیات و بیمه
- امکان ثبت و اصلاح انواع مرخصی و محاسبه مانده مرخصی
- امکان تعریف سطوح مختلف کاربری با دسترسی متفاوت
- امکان تنظیم ساعت استراحت یا ناهار در شیفت ثابت
- امکان ویرایش اطلاعات تردد ثبت شده
- ارائه گزارش‌های مدیریتی
این نسخه از نرم افزار نه تنها برای کسب و کارهای کوچک، بلکه مناسب برای سازمان‌های بزرگ است. اما در صورت نیاز به دسترسی در لحظه به اطلاعات، داشتن پرسنل دورکار یا نیاز به ثبت تردد بدون دستگاه و از طریق اپلیکیشن بهترین راه استفاده از نرم افزار حضور غیاب کلود و آنلاین است.
سیستم حضور و غیاب آنلاین ( حضور و غیاب ابری):
با روی کار آمدن تکنولوژی ابری(Cloud) ، نسخه‌های نرم افزار کنترل تردد نیز در این بستر پیاده سازی و ارائه شد. در سیستم حضور و غیاب کلود، منابع و اطلاعات از طریق ابزارهای مبتنی بر وب و اپلیکیشن از اینترنت به کاربر ارائه می‌شوند. در سیستم حضور و غیاب کلود،به جای استفاده از حافظه فیزیکی و LOCAL از یک فضای مجازی برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده می‌شود. پیش از هرچیزی باید بدانیم که نرم افزار نسخه کلود و نسخه تحت وب با یکدیگر متفاوت هستند و در نرم افزار کلود چندین سرور قدرتمند (برای ذخیره سازی اطلاعات تعداد زیادی کاربر) در نظر گرفته شده که توسط ارائه کننده کنترل و مدیریت می‌شود.
از مهمترین مزایای سیستم های کلود نسبت به سایر نسخه‌های نرم افزار حضور و غیاب امنیت بالا و سهولت در دسترسی به اطلاعات می‌توان اشاره کرد. راه‌اندازی این سیستم توسط شرکت ارائه دهنده در کوتاهترین زمان ممکن و بر اساس نیاز کاربر انجام می‌شود. برای بهرمندی از قابلیت‌های حضور و غیاب ابری (کلود) نیاز به تهیه سخت افزار پیچیده نیست و براحتی از طریف وب اپلیکیشن یا موبایل اپلیکیشن به داشبورد نرم افزار دسترسی خواهید داشت.
همانطور که اشاره شد مهمترین مزیت سیستم‌های ابری دسترسی آسان و عدم محدودیت زمان و مکان در دسترسی به اطلاعات است. با توجه به اینکه سیستم حضور و غیاب آنلاین نانوتایم دارای دو سطح پرسنل پنل و منیجر پنل است، کارکنان از طریق پرسنل پنل به اطلاعات حضور و غیاب خود دسترسی داشته و علاوه بر این امکان ثبت تردد فراموش شده، درخواست مرخصی و … هم دارند.
هزینه‌های نگهداری از سیستم‌های کلود پایین است و بروزرسانی و نگهداری نرم افزار به صورت خودکار انجام می‌شود. با توجه به ذخیره سازی اطلاعات در فضای ابری، علاوه بر امنیت بالای اطلاعات، نیازی به تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات نیست. سیستم ها از پروتکل های قوی و استانداردی برای حفظ و امنیت اطلاعات بهره می برد و غدغه از دست رفتن اطلاعات برای مدیران به فراموشی سپرده می شود.
برای دسترسی به سیستم کلود نیاز به اینترنت است و در صورت عدم دسترسی به اینترنت امکان ثبت تردد وجو ندارد. نرم افزارهای حضور و غیاب کلود از جمله سرویس‌های SAS محسوب شده و برای بهرمندی از آنها نیاز به خرید اشتراک است. اما سیستم‌های حضور و غیاب کلود قابل استفاده برای مشاغلی با اسکیل‌های بزرگ و کوچک است. یک سازمان متشکل از چند کارمند تا یک سازمان دارای چندین شعبه و هزاران پرنسل امکان بهرمندی از قابلیت‌های این سیستم را دارند. استفاده از این سیستم علاوه بر کاهش هزینه ها و شناخت الگوی رفتاری پرسنل در حضور در محل کار، نقش بسزایی در افزایش بهروری سازمان‌ها دارد.
نرم افزار حضور و غیاب کلود مناسب چه مشاغلی است:
- شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های دارای چند شعبه: در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ، مدیریت حضور و غیاب کارمندان امری پیچیده است. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب کلود در این موارد به مدیران امکان می‌دهد تا به راحتی حضور و غیاب کارمندان را در تمامی شعب و دفاتر مدیریت کنند و در تصمیم‌گیری‌های مربوط به برنامه‌ریزی منابع انسانی، بهبود عملکرد و کنترل هزینه‌ها کمک کند.
- مشاغل با نیروی کار انعطاف‌پذیر: در برخی صنایع و مشاغل، مانند رستوران‌ها، هتل‌ها، فروشگاه‌ها و سازمان‌های خدماتی، نیاز به نیروی کار انعطاف‌پذیر و تنظیم شیفت‌های کاری مختلف وجود دارد. نرم افزار حضور و غیاب کلود در این موارد به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی شیفت‌های کاری را به صورت آنلاین و هماهنگ انجام دهند و رصد و کنترل حضور و غیاب کارمندان را بهبود بخشند.
- شرکت‌ها با کارمندان مستقل: در برخی صنایع و حوزه‌ها، مانند کارآفرینان، مشاغل فریلنسری و کارمندان دورکار، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب کلود می‌تواند بسیار مفید باشد. این نوع نرم افزارها به کارفرمایان اجازه می‌دهند تا به راحتی حضور و غیاب کارمندان دورکار را پیگیری کنند و از راه دور به مدیریت و کنترل فعالیت‌های آنها بپردازند.
- صنایع حمل و نقل: در صنایع حمل و نقل که نیاز به ردیابی و کنترل ورود و خروج کالا و خودروها دارند، نرم افزارحضور و غیاب کلود می‌تواند بسیار مفید باشد. با استفاده از این نرم افزارها، می‌توانید به راحتی فعالیت‌ها، مسیرها و زمان‌بندی‌های حمل و نقل را پیگیری کنید و بهبود عملکرد و کارایی عملیات را تسهیل کنید.
- صنایع ساخت و تولید: در صنایع ساخت و تولید که تولیدی‌های بزرگ و پیچیده دارند، نرم افزار حضور و غیاب کلود به مدیران امکان می‌دهد تا به راحتی حضور و غیاب کارمندان را کنترل کنند، شیفت‌های کاری را برنامه‌ریزی کنند و بهبود عملکرد تولیدی و بهره‌وری را تسهیل کنند.
- مشاغل خدمات بهداشتی و درمانی: در بخش خدمات بهداشتی و درمانی، مثل بیمارستان‌ها و مراکز بهداشتی، نرم افزار حضور و غیاب کلود می‌تواند به مدیران کمک کند تا به راحتی حضور و غیاب کارکنان در نوبت‌های کاری مختلف را مدیریت کنند و برنامه‌ریزی منابع انسانی را بهینه سازند.
نرم افزار حضور و غیاب نسخه وب:
نسخه وب نسل بعدی نرم افزار های حضور و غیاب است که به دلیل سهولت در دسترسی (عدم محدودیت زمان و مکان) به سرعت جایگزین نسخه ویندوز شد. این نسخه از نرم افزار به دلیل پیاده سازی در بستر اینترنت نیاز به سخت افزار پیچیده‌ای ندارد و به صورت خودکار آپدیت می‌شود که هزینه های نگهداری آن را به شدت کاهش می‌دهد. یکی از قابلیت‌های نسخه وب، گزارش‌گیری‌های جامع با نمودارهای متنوع است که تصمیم‌گیری برای مدیران منابع انسانی را راحت می‌کند.
لازم بذکر است برای استفاده از نرم افزارهای کنترل تردد نسخه وب به اینترنت پایدار با سرعت بالا نیاز است. حفظ امنیت و محرمانه بود اطلاعات در این نوع از نرم افزارها از جمله مواردی است که بیش از هر چیزی خودنمایی می کنند. زیرا اگر مسائل امنیتی به درستی رعایت نشود امکان از دست رفتن اطلاعات وجو دارد. به طور کلی معایب و مزایای نرم افزارهای کنترل تردد آنلاین با توجه به نیاز و خواسته های سازمان است.
نرم افزارهای مبتنی بر وب در واقع به نوعی پیاده سازی نسخه ویندوز در بستر وب است. این نرم افزار کلیه قابلیت‌های نرم افزار نسخه ویندوز را دارا است با این تفاوت که امکان ثبت تردد از طریق اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی یا از طریق وب اپلیکیشن را دارا است. در واقع امکان نظارت بر ترددها به صورت آنلاین وجود دارد و هیچ گونه محدودیت زمان و مکان برای دسترسی به اطلاعات تردد پرسنل وجود ندارد. این نسخه از نرم افزار بهترین گزینه برای مدیرانی استکه به دلایل مختلف دور از سازمان هستند. نسخه وب بر خلاف نسخه ویندوزی در صورت دسترسی به اینترنت هیچ گونه محدودیتی در دسترسی به اطلاعات ندارد.