6 دلیل اصلی برای خرید دستگاه حضور و غیاب

چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم؟

یکی از مهمترین چالش‌های کارفرمایان و صاحبان کسب و کار، مدیریت ورود و خروج کارکنان و پرداخت صحیح و به موقع حقوق و دستمزد آنهاست. راه حل این مشکل بسیار ساده است، استفاده از اتوماسیون ثبت تردد متشکل از دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب به‌همراه سیستم حقوق و دستمزد است.

اما استفاده از چنین سیستمی،‌ مستلزم تقبل و صرفه هزینه‌های مالی مرتبط (خرید، نصب، نگهداری، تعمیرات) است. این در حالی است که تمامی فرآیند پرداخت دستمزد از مرحله ثبت ورود/خروج تا محاسبه و پرداخت به پرسنل به صورت دستی در یک دفتر ثبت تردد یا فایل اکسل است. حال آنکه آیا صرف هزینه برای خرید و جایگزینی سیستم‌های مکانیزه به جای راهکار سنتی (ثبت و محاسبه دستی) توجیه منطقی و اقتصادی دارد؟

بله! قطعا به منظور تسهیل روند مدیریت ورود و خروج پرسنل و محاسبه کارکرد و پرداخت دستمزد آنها خرید دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار‌های مربوطه امری ضروری است. در ادامه قصد داریم به چرایی استفاده از دستگاه کنترل تردد بپردازیم با ما همراه شوید.

 دلیل اصلی برای خرید دستگاه کنترل تردد

در حال حاضر دستگاه‌های کنترل تردد بخش اساسی از اتوماسیون اداری سازمان‌ها بشمار آمده و نقش پر رنگی در مدیریت عملکرد پرسنل دارد. در ادامه با 6 مزیت اصلی خرید دستگاه حضور و غیاب آشنا می‌شویم.

تسهیل در ثبت و محاسبه خودکار کارکرد پرسنل:

ثبت و جمع آوری ورود و خروج‌ها و محاسبه کارکرد آنها از طریق سیستم حضور و غیاب نسبت به روش ثبت و محاسبه دستی، بسیار سریعتر صورت می‌گیرد و نیاز به نیروی انسانی کمتری دارد. در این حالت نه تنها نیاز به استخدام نیرو برای پوزیشن مدیریت تردد‌ها نیست، بلکه زمان مورد نیاز برای ثبت و جمع‌آوری اطلاعات به طور چشم‌گیری کاهش خواهد یافت.

افزایش دقت و کاهش خطا:

از آنجا  که نیروی انسانی کمترین دخالت را در ثبت تردد بر روی دستگاه ساعت زنی و محاسبه کارکرد دارد، اشتباهات انسانی که در روش دستی وجود داشت، حذف و کاهش خواهد یافت. در نهایت مدیریت و کارکنان از ثبت دقیق ورود و خروج‌ها، اطمینان خاطر خواهند داشت.

حذف تقلب، سوء استفاده و دستکاری ترددها:

گاهی پیش می‌آید که متصدی سیستم به جهت دوستی یا رودربایستی با برخی از همکاران، از تأخیر و یا حتی غیبت آنها چشم پوشی کرده و ساعات غیر واقعی را برای آنها ثبت می‌کند. استفاده از دستگاه حضور‌غیاب نه تنها مشکل تقلب در داده‌ها را کاهش داده بلکه در این روش دیگر نگران پاره‌ مفقود شدن داده‌های ثبت شده نخواهید بود. در این حالت پرداخت دستمزدها بر اساس کارکرد واقعی پرسنل صورت گرفته و هیچ حقی ضایع نخواهد شد. مطالعه مقاله هک دستگاه حضور و غیاب را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

افزایش نظم و انضباط و کاهش کم‌کاری:

ثبت و رصد دقیق تردد پرسنل و تاثیر مستقیم آنها در محاسبه حقوق و دستمزد موجب شده، پرسنل بخصوص افراد بی‌نظم، در ورود و خروج نظم بیشتری را رعایت کنند. در واقع دستگاه حضور و غیاب ابزاری جهت شناسایی نیروی کار ارزشمند است و داده‌های آن می‌تواند به عنوان معیاری برای تشویق یا تنبیه پرسنل مورد استفاده قرار گیرد. مطالعه مقاله «مهمترین ویژگی های یک مدیر موفق و تاثیر گذار چیست؟» را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

مدیریت بهینه ورود و خروج پرسنل:

از دیگر مزایای استفاده از سیستم حضور‌غیاب می توان به ارائه گزارش‌ها مفید و کاربردی اشاره کرد. گزارشات جامع در رابطه با تاخیر، غیبت، اضافه‌کاری، کسر‌کار، مرخصی و ماموریت به تفکیک هر پرسنل، امکان اخذ تصمیمات بهتری در راستای مدیریت منابع انسانی در اختیار شما قرار خواهد داد.

محاسبه و پرداخت دقیق حقوق و دستمزد:

پرداخت به موقع دستمزد کارکنان، از مؤلفه‌های مهم در افزایش  رضایت پرسنل و بهره‌وری در هر سازمانی است . محاسبه دقیق حقوق و دستمزد بدون استفاده از سیستم کنترل تردد، کار سخت همراه با مشکلات زیادی است. اما با در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و کامل تردد پرسنل، قطعاً کار بسیار ساده‌تری در پرداخت به موقع و البته منصفانه خواهید داشت. این موضوع رضایت خاطر کارکنان را در پی داشته و موجب افزایش بهره وری آنها می‌گردد. در نرم افزار جامع حضور و غیاب نانوتایم با استفاده از ماژول خروجی اکسل براحتی داده‌های تردد را در قالب فایل اکسل در اختیار خواهید داشت.

برای مشاهده لیست قیمت دستگاه حضور و غیاب کلیک کنید.

اهمیت انتخاب یک حضور و غیاب مناسب

تا اینجا با اهمیت و لزوم خرید سیستم مکانیزه برای ثبت و مدیریت تردد پرسنل و محاسبه حقوق و دستمزد آشنا شدیم. اما سوال این است که آیا هر سیستمی برای ثبت و مدیریت تردد پرسنل قابل استفاده است؟ با توجه به تنوع بالای دستگاه ساعت‌زنی و نرم افزار‌های مربوطه، ممکن است افراد برای انتخاب سیستم مورد نظر دچار تردید و سردرگمی شوند. هدف اصلی انتخاب سیستم متناسب با نیازهای سازمان شما و سازگار با مقررات و قوانین حاکم بر آن است.

هدف اصلی استفاده از سیستم حضور و غیاب کاهش هزینه‌ها و صرفه جویی در زمان است. بنابراین انتخاب دستگاهی با سرعت و دقت بالا که پرسنل به‌سادگی تردد‌های خود را ثبت نموده در اولویت قرار دارد. ارتباط منسجم بین دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب برای انتقال سریع و امن داده‌های تردد نیز از اهمیت بسزایی برخوردار است.

خرید از مرکز فروش معتبر نیز از فاکتورهای موثر در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب است. ارائه مشاوره پیش از خرید، نرم افزار قابل سفارشی سازی و به روز، پیشتیبانی و خدمات پس از فروش از مهمترین فاکتور‌های یک مرکز فروش معتبر است.

به طور کلی کیفیت دستگاه حضور غیاب و سهولت کار با آن، بهرمندی از نرم افزار قدرتمند با قابلیت یکپارچه سازی با نرم افزار حقوق و دستمزد، گارانتی و خدمات پس از فروش  از مهمترین نکاتی است که در زمان خرید باید به آن توجه شود.