6 تاثیر کلیدی استفاده از دستگاه حضور غیاب در مدیریت زمان کارکنان

مهمترین چالش‌ در سازمان‌ها چیست؟

از مهمترین چالش‌های سازمانی، مدیریت عملکرد منابع انسانی است که کوچکترین اشتباه در این زمینه منجر به خسارات جبران ناپذیری خواهد شد. اما با استفاده از شیوه ‌های مدیریتی و  دوراندیشی، می‌توان چالش‌های موجود را به فرصتی برای رشد و ترقی سازمان تبدیل کرد. مهم‌ترین مسئله در بحث نیروی انسانی در سازمان‌ها، بحث مدیریت زمان، ایجاد نظم و جلوگیری از هدر رفت سرمایه سازمان است. به لطف ابزار‌های کمک مدیریتی از جمله سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب به راحتی امکان مدیریت صحیح تردد‌ها و زمان حضور پرسنل فراهم شده است.

با توجه به نقش کلیدی نیروی انسانی در سازمان و تاثیر مستقیم حضور به موقع و انضباط تردد در افزایش بهروری، استفاده از دستگاه حضور و غیاب به عنوان جزئی از ابزارهای مدیریتی ضروری محسوب می‌شود. یک مدیر توانمند باید بتواند با بهره‌گیری از راهکار‌های مدرن و به روز اما در عین حال ساده از جمله دستگاه حضور و غیاب، شرایط ورود و خروج پرسنل در محل کار را تسهیل کرده و با نهادینه کردن نظم و انضباط  نیروی کار متخصص پرورش دهد.

سیستم کنترل تردد و مدیریت منابع انسانی

در نگاه اول شاید واحد منابع انسانی، جز مراکز هزینه‌ساز به نظر آید، این در حالی است که مدیریت بهینه نیروی انسانی توسط این بخش، مهمترین فاکتور در افزایش بهروری سازمانی و کاهش هزینه ها است. شاید کاهش هزینه‌ها به نظر جزئی بوده اما همین هزینه‌ها در طول زمان مانع هدر رفت منابع و افزایش سود سازمانی می‌شود.

از بزرگترین چالش‌های واحد منابع انسانی، مدیریت زمان و حضور به موقع پرسنل در محل کار است. هرگونه بی نظمی در ورود و خروج، غیبت‌های غیر موجه، اضافه‌کاری غیر ضروری، ثبت اشتباه ساعت تردد و… منجر به خسارت و تحمیل هزینه خواهد شد. هرگونه خطا و اشتباه در ثبت داده‌ها می‌تواند منجر به تاخیر پرداخت حقوق یا اشتباه در مبالغ پرداختی شود که در نهایت منجر به نارضایتی نیروی کار و اختلال در روند کاری سازمان شود. اما استفاده از سیستم کنترل تردد به همراه نرم افزار حضور و غیاب با قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد، راه‌حلی مطمئن برای مشکلات فوق است.

عدم مدیریت صحیح زمان منجر به بهم‌ریختگی  امور شده به عنوان مثال استفاده از اضافه کاری، برای رفع و رجوع کارهای عقب افتاده، نه تنها منجر به تحمیل هزینه به سازمان شده بلکه در مواردی خستگی و نارضایتی کارکنان را نیز به‌دنبال خواهد داشت.  این درحالی است که حضور به موقع پرسنل در محل کار و مدیریت و زمانبندی صحیح امور محوله به طرز چشم‌گیری نیاز به اضافه کاری را کاهش می‌دهد.

در برخی سازمان‌ها به دلیل عدم استفاده از سیستم کنترل تردد کارآمد، اشراف کاملی بر ورود و خروج‌، غیبت و کسر کار، اضافه کاری و … بوده و به همین دلیل مدیران از وضعیت حضورغیاب پرسنل غافل هستند. استفاده از روش ثبت دستی، امکان دسترسی مدیران به اطلاعات و گزارشات را فراهم نیاورده  که منجر به کاهش بهروری خواهد شد.

استفاده از ابزارهای به روز و کارآمد کمک مدیریتی، به منظور نظارت دقیق بر تردد پرسنل و  مدیریت زمان کارکنان در جهت افزایش بهره‌وری، ضروری است. سیستم حضور و غیاب/کنترل تردد از مهمترین ابزارهای مدیریتی است که  فرآیند ثبت و جمع‌آوری ورود و خروج‌ها را خودکار کرده و روند محاسبه و پرداخت دستمزدها را تسهیل می‌دهد.

مهم‌ترین مزیت سیستم‌های کنترل تردد و حضور و غیاب ارائه گزارشات کاربردی و با جزئیات کامل است. با داده‌های این گزارشات امکان تشخیص بی نظمی‌ها در ورود و خروج  و اتخاذ تصمیمات و راهکارهای مناسب است. به عنوان مثال در برخی از سازمان‌ها حضور فرد در راس ساعت زمانی مشخصی الزامی نبوده ، در چنین شرایطی می‌توان با استفاده از قابلیت‌های شیفت‌بندی در نرم افزار کنترل تردد، ازجمله شیفت شناور به راحتی این مشکل را مدیریت کرد.

با اتصال داده‌های سیستم کنترل به سیستم مدیریت منابع انسانی، می‌توان  به تحلیل و بررسی عملکرد کلی پرسنل، شناخت نقاط ضعف و  قوت  به منظور افزایش  بهره‌وری کارکنان و در نهایت بهره‌وری سازمان پرداخت.

برای مشاهده لیست قیمت دستگاه حضور و غیاب کلیک کنید.

دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد، ابزاری مفید و کاربردی در مدیریت زمان با وجود تجهیزات و فناوری‌های مدرن و پیشرفته، استفاده از راهکارهای سنتی جهت مدیریت ورود و خروج پرسنل و کنترل تردد افراد، امری عجیب و بیهوده است. روش‌های ثبت دستی و کنترل تردد سنتی، علاوه بر سخت و زمان‌بر بودن، ناگزیر از اشتباهات انسانی و کاری هزینه‌بر و نامطمئن است. دستگاه ثبت تردد مکانیزه، یک روش سریع، مطمئن و مؤثر برای ثبت و مدیریت ورود و خروج‌ها است.

از مهم‌ترین مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب، امکان مدیریت زمان تردد کارکنان است. با استفاده از دستگاه حضور غیاب، ورود و خروج پرسنل به دقت ثبت می‌شود. به این صورت زمان دقیق ترددها، اضافه کاری و کسر کار در اختیار شما قرار می‌گیرد و با آگاهی از وضعیت حضور و غیاب پرسنل، می‌توانید مدیریت بهتری بر عملکرد منابع انسانی داشته باشید.

دستگاه ‌های ثبت تردد جدید، علاوه بر ثبت ورود و خروج می‌توانند در کنترل ورود و خروج افراد نیز نقش داشته باشند. این دستگاه‌ها با اتصال به یک سیستم کنترل تردد، به عنوان یک اکسس کنترل عمل کرده و از ورود و دسترسی افراد متفرقه بدون احراز هویت آنها به داخل سازمان جلوگیری می‌کنند. به همین سادگی علاوه بر اینکه ورود و خروج‌ها را در اختیار دارید، امنیت سازمان را نیز ارتقاء داده‌اید. دستگاه حضور غیاب با ماسک نانوتایم مدل XF100 علاوه بر ثبت و مدیریت تردد، قابلیت استفاده به عنوان یک اکسس کنترل برای تعیین سطح دسترسی کاربران را دارد.

مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد در سازمان

• شفافیت: ورود و خروج‌ها بر روی دستگاه حضور و غیابثبت شده و در یک بانک اطلاعاتی امن، ذخیره و نگهداری می‌شود. بنابراین علاوه برا اینکه مدیریت به این اطلاعات دسترسی دارد، کارکنان نیز می‌توانند به اطلاعات حضور و غیاب خود دسترسی داشته باشند و ابهامی در خصوص نحوه ثبت یا امکان دستکاری و سوء استفاده در این سیستم وجو ندارد.

 

• صرفه جویی در زمان: بر خلاف ثبت دستی، ثبت خودکار ترددها از دقت و سرعت بالایی برخوردار است و فرآیند محاسبه و گزارش‌گیری در آن به سرعت انجام می‌گیرد. در این مورد نیازی به نیروی تمام وقت جهت ثبت و محاسبه دستی نیست.

 

• کاهش بی‌نظمی و بهبود وقت شناسی: استفاده از سیستم حضور و غیاب، حس وقت شناسایی کارکنان را بهبود بخشید و بی‌نظمی در ورود و خروج را کاهش می‌دهد.

 

• یکپارچه سازی: مزیت به کارگیری اتوماسیون‌ها این است که به راحتی می‌توانید آنها را با یکدیگری ادغام کنید و اطلاعات هر نرم‌افزار را در بخش‌های مختلف استفاده کنید. مثال: یکپارچه سازی سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد، یکپارچه سازی سیستم حضور و غیاب با اتوماسیون‌های اداری و مالی مانند سیستم مدیریت منابع انسانی، اتوماسیون آموزش، حقوق و دستمزد و …

 

• افزایش بهره‌وری: استفاده از سیستم کنترل تردد به یک هدف منتهی می‌شود و آن افزایش بهره‌وری است. با استفاده از یک سیستم مکانیزه، می‌توانید زمان را مدیریت کنید، بی‌نظمی‌ها را کاهش داده و انگیزه کارکنان را افرایش دهید. تمام موارد فوق منجر به افزایش کارایی پرسنل و بهره‌وری سازمانی خواهد شد.

از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران و صاحبان کسب و کارها، نظارت بر روند حضور و غیاب کارکنان است. با آگاهی از وضعیت ورود و خروج پرسنل، ارزیابی صحیحی از عملکرد آنان خواهید داشت. مدیریت ورود و خروج کارکنان بخشی از مدیریت عملکرد منابع انسانی که از اهمیت بسیاری برخوردار است و توجه ویژه‌ای را می‌طلبد. امروزه تأثیر استفاده از سیستم کنترل تردد یا حضور و غیاب در مدیریت زمان کارکنان بر کسی پوشیده نیست. استفاده از دستگاه حضور و غیاب  و نرم‌افزار مناسب مزایای بسیاری را برای شما به ارمغان می‌آورد، که مهم‌ترین آن‌ها می‌تواند مدیریت زمان و بهره‌گیری از آن در جهت رشد و تعالی سازمان است.