مهمترین آموزش‌های بعد از خرید دستگاه حضور و غیاب
آموزش چگونگی نصب، راه‌اندازی و کارکردن با دستگاه حضور و غیاب از مهمترین فاکتورهایی است که در حین خرید دستگاه باید به مشتری‌ها ارائه شود. این آموزش‌ها می‌تواند به صورت حضوری، کاتالوگ و برشور یا آموزش‌هایی ویدئویی بوده که به صورت گام‌به‌گام ارائه شود. اما مسئله مهم چگونگی ارائه آموزش بوده تا مخاطب درک درستی داشته و در نهایت بتواند با دستگاه به راحتی کار کند. در صورت تهیه دستگاه از کمپانی معتبر در کنار آموزش‌های ارائه شده، واحد پشتیبانی و خدمات پس‌از فروش همواره در دسترس بوده تا مشکلات احتمالی را برطرف سازد.
مهمترین مواردی که در جلسه آموزشی ارائه می‌شوند عبارتند از ایجاد سال کاری جدید، ورود اطلاعات اولیه در نرم افزار، معرفی شیفت‌های کاری، معرفی پرسنل در نرم افزار، تعریف اثر انگشت یا چهره کاربران بر روی دستگاه حضور و غیاب، ثبت تردد، نحوه برقراری ارتباط با دستگاه حضور و غیاب، تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب آن و … که پیش از کار با دستگاه باید با آنها آشنا شد.
گاهی علیرغم دریافت آموزش، کاربران در زمان کار با سیستم حضور و غیاب با مشکل مواجه می‌شوند. بهترین راهکار برای این افراد این است که در زمان آموزش اولیه و در حضور کارشناس شرکت حضور غیاب، تمام نکات مهم را یکبار به صورت عملی انجام دهند. این کار دو فایده مهم دارد :
- سیستم راه‌اندازی شده تست می‌شود و اگر احیاناً مشکلی وجود داشت، توسط کارشناس حل می‌شود.
- اگر در انجام هر یک از عملیات سیستم مشکل داشتید، دوباره نکات مهم از طرف کارشناس مربوطه به شما ارائه می‌شود و به این ترتیب در ادامه کار مشکلات کمتری خواهید داشت.
مشکلات تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب در سال جدید
بخش دیگری از مشکلات کاربران مربوط به تنظیمات مربوط به سال کاری جدید است. معمولاً بعد از پایان تعطیلات سال نو، حجم کاری بخش پشتیبانی شرکت‌های حضور و غیاب به شدت افزایش می‌یابد و این شرکت‌ها شاهد افزایش تماس‌های تلفنی، تیکت‌ها و درخواست پیشتیبانی هستند. معمولاً بخشی از درخواست‌ها و سؤالات کاربران در سال جدید به این شکل است :
- ساعت دستگاه حضور و غیاب ما تغییر کرده است.
- ساعت‌های ثبت شده بر روی دستگاه اشتباه است.
- ترددهای ثبت شده در نرم‌افزار قابل مشاهده نیست.
- نمی‌توانم وارد نرم افزار حضور و غیاب شوم.
- مشخصات پرسنل در سال جدید مشاهده نمی‌شود.
- شیفت بندی در نرم افزار حضور و غیاب دچار مشکل شده است.
مشکلات ذکر شده و مواردی از این قبیل، با انجام تنظیمات کوچک بر روی سیستم کنترل تردد براحتی حل می‌شود. تغییر ساعت دستگاه و یا نیاز به ایجاد سال کاری جدید بر روی نرم افزار حضور و غیاب، از مهمترین تغییراتی است که قبل از شروع سال کاری جدید، باید بر روی سیستم انجام شود.
برای مشاهده لیست قیمت دستگاه حضور و غیاب کلیک کنید.
تغییر ساعت رسمی کشور و نیاز به تنظیم ساعت دستگاه حضور غیاب طبق قانون مصوب ساعت کاری کشور در ساعت 24 روز اول فروردین هر سال، یک ساعت به جلو کشیده شده و در ساعت 24 روز سی‌ام شهریور به حالت قبل باز می‌گردد. بنابرای نیاز است که این تغییرات در کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب شما نیز اعمال شود.
معمولاً تغییرات ساعت بر روی کامپیوتر کاربران به صورت خودکار اعمال می‌شود. در صورت نیاز می‌توانید تغییرات را به صورت دستی نیز اعمال نمائید. اما مسئله مهم‌تر تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب است. در صورت عدم تنظیم ساعت دستگاه، قطعاً ساعت‌های کاری ثبت شده نادرست بوده و مشکلاتی را به همراه خواهد داشت.
مهمترین نکات تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب برای سال جدید:
- در شرکت‌هایی که از بستر شبکه برای ارتباط با دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنند و ارتباط بین سرور و دستگاه حضور و غیاب به صورت آنلاین برقرار است (به خصوص در سیستم‌های حضور و غیاب تحت وب و آنلاین)، تاریخ و ساعت دستگاه ساعت زنی به صورت مستمر با تاریخ و ساعت سرور تنظیم می‌شود. معمولاً تغییرات ساعت در ابتدا و اواسط سال به صورت اتوماتیک در سرورها اعمال می‌شود. بنابراین در این شرایط تغییر ساعت دستگاه هم به صورت خودکار از روی سرور تنظیم شده و نیاز به انجام کاری از طرف شما نیست.
- در بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب موجود در بازار ایران حالت تغییر ساعت مطابق با قوانین ایران بومی سازی شده است. بر روی دستگاه‌هایی که قابلیت Day Light Saving دارند، تغییر ساعت به صورت خودکار انجام شده و جای نگرانی نیست.
- اگر دستگاه ساعت زنی شما هیچ کدام از این دو حالت را نداشت، باز هم جای نگرانی نیست. براحتی زمان دستگاه را به صورت دستی تنظیم کنید. به این منظور به منوهای دستگاه در بخش تنظیمات زمان رفته و اقدام به تنظیم ساعت و یا تاریخ دستگاه کنید.
مهمترین مشکلات مرتبط با سال کاری جدید در نرم افزار حضور و غیاب
در نرم افزارهای محاسباتی مانند نرم افزار حضور و غیاب یا حقوق و دستمزد، معمولاً سال‌های کاری مختلف (مثلا سال 1400 و 1401) از هم تفکیک هستند و اطلاعات مربوط به هر سال در یک بخش جدگانه در بانک اطلاعات نرم افزار ذخیره می‌شود. اولین کاری که برای شروع کار با نرم افزار حضور و غیاب انجام دهید، ایجاد سال کاری است. در انتهای هر سال و یا شروع سال کاری جدید نیز باید یک سال کاری جدید در نرم افزار تعریف کنید. در غیر اینصورت به مشکل بر خواهید خورد.
اگر سال عملیاتی جدید را در نرم افزار ایجاد نکنید، امکان مشاهده ورود و خروج پرسنل در سال جدید برای شما مقدور نخواهد بود و نمی‌توانید کارکرد آنها را در سال پیش‌رو محاسبه و گزارش گیری نمائید.
بنابراین نیاز است که قبل از شروع کار در سال جدید، با چند کلیک ساده در نرم افزار حضور و غیاب یک سال جدید اضافه کرده و به کار خود ادامه دهید.
سوالی که شاید برای بعضی از کاربران پیش بیاید این است که آیا با ایجاد سال کاری جدید نیاز است که دوباره اطلاعات اولیه مانند اطلاعات بخش‌ها، شیفت‌های کاری و مشخصات پرسنل تعریف شود؟
خیر! با تعریف سال کاری جدید، اطلاعات پایه (اولیه) به سال جدید منتقل شده و برای به روز رسانی نرم افزار حضور و غیاب، نیاز به ورود اطلاعات اولیه نخواهید داشت.