در این پست قصد داریم با ارائه اطلاعاتی جامع در زمینه راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب، مسیری را فراهم آوریم تا شما براحتی بتوانید بر اساس نیاز مجموعه خود دستگاه مناسبی را تهیه کنید. گردانندگان و مدیران هر مجموعه ای اعم از ادارات، سازمان ها و… به منظور ایجاد یک نظام هدفمند برای ادامه فعالیت های خود، نیاز به داشتن یک برنامه ورود و خروج برای اعضاء خود می باشند، بنابراین نیاز به شیوه دقیق و کاربردی برای ثبت و نظارت دقیق بر ورود و خروج پرسنل می تواند از اصلی ترین عوامل در برقراری نظم به منظور ادامه چرخه فعالیت آن مجموعه باشد.
در واقع می توان گفت هدف اصلی و مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در هر مجموعه ای، نظارت دقیق بر ورود و خروج پرسنل می باشد که می تواند منجر به جلوگیری از تقلب در زمان تردد، امکان محاسبه راحتر حقوق و دستمزد، مشاهده لحظه ای اطلاعات و از همه مهمتر شفاف سازی روابط کارمندان و مدیران شود که در نهایت می تواند منجر به افزایش بهروری و کاهش هزینه های یک مجموعه بشود.
به جرات می توان گفت به همین دلیل می باشد که امروزه شاهد استفاده گسترده از دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد در مجموعه های مختلف می باشیم. در این مقاله قصد داریم شما را با مهمترین معیارها برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب خوب آشنا کنیم.
از مهمترین ابزارهای کمک مدیریتی برای مدیریت بهینه منابع انسانی، سیستم کنترل تردد یا همان دستگاه ثبت تردد است. نظارت دقیق و مدیریت ورود و خروج پرسنل به منظور ارزیابی عملکرد آنها در بهینه سازی و کاهش هزینه‌ها از اهمیت بسزایی برخوردار است. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به منظور خروجی گرفتن داده ها برای استفاده در سیستم حقوق و دستمزد از دیگر دلایل ضرورت خرید دستگاه ساعت زنی است. شاید در نگاه اول خرید این سیستم به نوعی تحمیل هزینه بوده اما به تدریج و در طول زمان با کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد پرسنل نه تنها هزینه خرید جبران خواهد شد، بلکه منافع زیادی را به همراه خواهد داشت.
با توجه به نوع تکنولوژی انواع دستگاه ساعت زنی(تشخیص چهره، اثر انگشت، عنبیه یا کارت) امکانات و قابلیت‌های مختلفی را ارائه می‌کند. در برخی از دستگاه‌ها به طور همزمان چندین روش احراز هویت و برخی تنها یک روش احراز هویت را پشتیبانی میکنند. در برخی از نمونهها علاوه بر ثبت و مدیریت زمان ورود و خروج، امکان تعیین دمای بدن، تشخیص چهره با ماسک و یا تعیین سطح دسترسی به قسمت های مختلف با استفاده از ماژول اکسس کنترل وجود دارد. کلیه دستگاه‌های ارائه شده در نانوتایم دارای کیفیتی مشابه با آنچه در وب سایت آمازون است.
در حال حاضر تنوع بینظیری از دستگاه های حضور و غیاب در بازار این محصولات وجود دارد که این تنوع از لحاظ شیوه احراز هویت افراد یا همان مکانیزم ثبت تردد توسط سیستم می باشد.
در واقع این الگوریتم شناسایی محصول می باشد که عامل بوجود آورنده وجه تمایز دستگاه ها می باشد، در حال حاضر ثبت تردد با استفاده از الگوریتم های شناسایی از جمله کد، تکنولوژی بیومتریک و گاهی نیز به صورت ترکیبی انجام می پذیرد. اما ذکر این نکته حائز اهمیت می باشد که اولین و مهمترین معیار برای انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب، مکانی می باشد که قرار است دستگاه در آن مکان مورد استفاده قرار گیرد.
1. ثبت تردد با استفاده از تکنولوژی بیومتریک ( تشخیص چهره، اثر انگشت و….)
2. ثبت تردد با کد
3. ثبت تردد به صورت ترکیبی از دو تکنولوژی فوق
همانطور که اشاره شد، اولین و مهمترین معیاری که باید در حین انتخب و خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید، مکان مورد استفاده دستگاه می باشد. در واقع می خواهیم به این نکته اشاره کنیم که نمی توان برای مکان های مختلف از یک نسخه استفاده کرد و باید موارد مختلفی را در انتخاب دستگاه مد نظر گرفت.
پیش از خرید به این نکته توجه داشته باشید که آیا تنها یک روش احراز هویت برای مجموعه شما کافی می باشد؟ به طور مثال آیا تنها استفاده از روش اسکن اثر انگشت پاسخگوی نیاز شما است یا نیاز به استفاده از سایر شیوه های احراز هویت مانند الگوی چهره، عنبیه و غیره می باشد. در بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلف نیاز به استفاده از دستگاه هایی با چندین روش احراز هویت می باشد.
کنترل دسترسی به شما این امکان را می دهد برای قسمت های مختلف از سازمان خود، اعمال محدودیت دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال در مراکز درمانی، تنها عده معدودی باید به قسمت آزمایشگاه تردد داشته باشند که با استفاده از از اکسس کنترل براحتی این محدودیت ها را اعمال کنید.
در ادامه به چند مورد برای استفاده از اکسس کنترل اشاره می کینم:
توجه داشته باشید که استفاده از اکسس کنترل تنها محدود به موارد فوق نمی باشد و بسته به نیاز سازمان ها و سطح امنیت می توان از دستگاه های حضور غیاب با اکسس کنترل استفاده نمود.
در محیط های صنعتی، کارگاهی حتی در طباخی ها به دلیل سختی کار یا استفاده از مواد شیمیایی ممکن است که اثر انگشت افراد بی اثر یا کم رنگ شود، در چنین مواردی احراز هویت افراد با مشکل روبرو می شود.
بنابراین استفاده از دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی برای این مکان ها گزینه مناسبی نمی باشد، هر چند این نوع از دستگاه های حضور و غیاب از امنیت شناسایی بالایی برخوردار می باشند اما این الگوریتم شناسایی نمی تواند برای این مکان ها پاسخ گو باشد.
این امر حتی می تواند در رابطه با مراکز پزشکی و درمانی و به طور کلی مکان هایی که امکان انتقال آلودگی وجود دارد نیز صدق کند، بنابراین دستگاه حضور و غیاب برای مراکز درمانی باید به گونه ای انتخاب شود که به صورت تماسی نباشد زیرا در غیر این صورت ممکن است به عنوان عاملی برای انتقال بیماری ها مبدل شود.
با توجه به مطالب ذکر شده می توان گفت بهترین گزینه برای چنین مکان هایی استفاده از دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره، کارتی بدون تماس و حتی به صورت ترکیبی می باشد. تا کنون شما متوجه شدید که چه نوع دستگاهی را برای چنین مکان هایی انتخاب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که انتخاب نرم افزار حضور و غیاب متناسب با محیط کاری نیز از اهمیت ویژه ای برخودار می باشد، بخصوص در محیط های بیمارستانی و کارخانجات که دارای تعدد شیفت می باشیم، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب رایگان نمی تواند پاسخ گوی نیاز های مجموعه باشد و باید نرم افزار متناسب تهیه کرد که امکان تعریف شیفت های کاری را داشته باشد.
یکی دیگر از محیط هایی که استفاده از دستگاه ساعت زنی یا همان دستگاه های حضور و غیاب در آنها با استقبال خوبی مواجه شده است، ادارات می باشند. یکی از مهمترین ویژگی ادارات داشتن ساعات ورود و خروج مشخص و شیفت کاری ثابت می باشد.
بنابراین در این محیط ها استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی و تشخیص چهره بهترین گزینه ها می باشد که با یک نرم افزار حضور و غیاب ساده همراه دستگاه می تواند کنترل و نظارت دقیقی بر تردد پرسنل و در نتیجه محاسبه راحتر حقوق و دستمزد پرسنل و کاهش هزینه ها داشته باشد.
البته ذکر این نکته خالی از لطف نمی باشد که با تعداد دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با تعداد پرسنل مجموعه در نظر گرفته شود تا سرعت ثبت اطلاعات بالا رفته، در غیر این صورت با توجه به اینکه الگوریتم شناسایی بیومتریک نیاز به زمانی در حدود یک ثانیه دارد، ممکن است منجر به تشکیل صف های طولانی برای ثبت تردد شود.
باشگاه های ورزشی از جمله مراکزی می باشند که استفاده از اتوماسیون باشگاهی بسیار در آنها با استقبال خوبی برخوردار می باشد. به منظور کنترل تردد اعضاء و کاهش اعتبار آنها از دستگاه حضور و غیاب باشگاهی استفاده می شود که بسته به بودجه در نظر گرفته شده یا موارد مورد نظر مدیر باشگاه، یکی از انواع دستگاه حضور غیاب کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره یا به صورت ترکیبی مورد استفاده قرار گیرد.
در این مراکز نیاز به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب باشگاهی متناسب می باشد که می تواند شامل اپلیکیشن باشگاهی نیز بوده تا فرد براحتی بتواند به برنامه ورزشی خود را بر روی اپلیکیشن دسترسی داشته باشد.
مطالعه مقاله ” دستگاه حضور و غیاب باشگاهی چیست؟ ” به شما پیشنهاد می شود.
مدارس و آموزشگاه ها از جمله مراکزی می باشند که استفاده از دستگاه حضور و غیاب می تواند کمک بسزایی در مدیریت مجموعه ها داشته باشد. دستگاه حضور و غیاب در این مراکز باید به گونه ای انتخاب شود که علاوه بر امکان نظارت بر تردد پرسنل امکان نظارت و ثبت دقیق تردد دانش آموزان نیز باشد. در مدارس می توان از انواع الگوریتم شناسایی استفاده کرد اما بنظر می رسد استفاده از دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره می تواند بهترین گزینه باشد.
در مورد مدارس نرم افزار حضور و غیاب از مهمترین موارد می باشد، بهتر است نرم افزار متناسب با این مجموعه ها استفاده کرد و از نرم افزار پایه استفاده نشود. بهترین حالت نرم افزار حضور غیاب مدارس، از نوع تعاملی با والدین می باشد که به محض ثبت حضور یا عدم حضور دانش آموز در مدرسه، این مورد به صورت پیامکی برای والدین ارسال شود. مطاله این مطلب به شما پیشنهاد می شود : سیستم حضور و غیاب مدارس چیست؟
در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر مجموعه ای، بعد از الگوریتم شناسایی، یکی از مهمترین مواردی که باید مد نظر گرفته شود، ظرفیت ثبت کاربر و تردد در دستگاه می باشد.
در واقع ظرفیت دستگاه یکی ازملاک های تعیین کننده قیمت دستگاه می باشد. بنابراین شما باید به این نکته توجه کنید که آیا میزان حافظه دستگاه با تعداد پرسنل مجموعه شما تناسب دارد یا خیر؟
به عنوان مثال یک کارخانه یا یک اداره با تعداد پرسنل بالا نیاز به دستگاهی دارد که علاوه بر ظرفیت بالای ثبت کاربر، دارای حافظه کافی برای ثبت تراکنش ها نیزنیز باشد. البته لازم بذکر می باشد که ظرفیت تردد از جمله عواملی نگران کننده محسوب نمی شود، زیرا با تخلیه اطلاعات در نرم افزار حضور و غیاب، می توان حافظه دستگاه را آزاد کرد.
در اینجا مثالی برای شما می آوریم تا این مسئله به خوبی روشن شود، فرض کنید شما یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی برای مجموعه خود خریداری کرده اید که دارای امکان ثبت 1000 اثر انگشت و 60،000 تراکنش می باشد، در صورت نیاز به تعریف هر 10 اثر انگشت پرسنل خود، این دستگاه نهایتا تا 100 پرسنل را پشتیبانی می کند و اگر هر پرسنل در روز یک ورود و یک خروج داشته باشد، دستگاه امکان ثبت تا 300 روز را خواهد داشت. برای خرید حضور و غیاب اثر انگشتی نانوتایم کلیک کنید.
نقش اصلی دستگاه حضور و غیاب در سامانه اتوماسیون تردد، ثبت تردد ها می باشد که به منظور انجام عملیات های محاسباتی و تنظیم حقوق و دستمزد نیاز به انتقال اطلاعات بر روی نرم افزار حضور و غیاب می باشد.
بنابراین شما باید متناسب با محیط کاری خود دستگاهی با شیوه ارتباطی یا تخلیه اطلاعات انتخاب نمائید. از جمله شیوه های تخلیه اطلاعات می توان به استفاده از پورت USB، کابل شبکه و WIFI اشاره کرد. در برخی از نمونه ها تنها روش تخلیه اطلاعاتی کابل شبکه و پورت یو اس بی می باشد و برخی از نمونه ها علاوه بر دو روش فوق از قابلیت اتصال WIFI برای تخلیه اطلاعات بهرمند هستند.
دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل SEMI OUTDOOR 8000و دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل MB201 GOLD دو مدل از دستگاه های برند نانو تایم می باشند که از قابلیت WIFI نیز پشتیبانی می کنند. ( به شما مطالعه مقاله معرفی انواع پورت دستگاه حضور غیاب را پیشنهاد می کنیم)
سرعت دستگاه حضور غیاب می تواند به حافظه دستگاه و نوع پردازنده مورد استفاده در دستگاه بستگی دارد. بنابراین در صورت نیاز به دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه بزرگ، حتما به مشخصات پردازنده دستگاه توجه داشته باشید تا با مشکل مواجه نشوید. زیرا در یک مجموعه بزرگ که تعداد بالایی از پرسنل دارد، ضعیف بودن پردازنده می تواند موجب اختلال در تردد پرسنل و ایجاد صف های طولانی شود که در واقع هدر رفت زمان مفید کاری می شود.
از دیگر عواملی که در حین خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه داشته باشید، دارا بودن باتری جانبی یا ساپورت باتری جانبی می باشد، این گزینه یکی از موارد مهم می باشد تا در صورت قطع برق، امکان استفاده از دستگاه همچنان وجود داشته باشد. اما یکی از مواردی که در حین خرید می توانید به آن توجه داشته باشید، قابلیت استفاده از دستگاه به عنوان اکسس کنترل یا همان دستگاه کنترل تردد می باشد.
شاید در ابتدای امر شما به این قابلیت نیاز نداشته باشید، اما در طی مسیر به این قابلیت نیاز داشته باشید. دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل U FACE 602 و دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل MB800دو نمونه از محصولات برند نانو تایم می باشند که دارای قابلیت استفاده به عنوان اکسس کنترل را دارند. دارا بودن وب سرور داخلی یا ماژول کارتخوان نیز از مواردی می باشد که می تواند نیاز های مجموعه شما را با توجه به امکان بوجود آمدن تغییرات تامین نماید.
یکی از مواردی که در حین خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه داشت، محل مورد نظر برای نصب دستگاه می باشد. شاید بسیاری از افراد به این مورد اهمیت چندانی نمی دهند، اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که محل نصب دستگاه بخصوص برای دستگاه های تشخیص چهره از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد.
به عنوان مثال اگر دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره را درمحیط باز که در معرض نور شدید آفتاب باشد می تواند عملیات تشخیص چهره را با مشکل مواجه سازد زیرا این نور شدید می تواند منجر به تشکیل تصویر تیره شود که عملیات تشخیص را با مشکل مواجه می سازد. در واقع زاویه تابش نور می‌تواند کارآیی تشخیص چهره را تحت تأثیر قرار دهد. هر چند در سری محصولات دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل SEMI OUTDOOR 7000و دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل SEMI OUTDOOR 7000این مشکل تا حدودی حل شده است.
همچنین نصب دستگاه حضور و غیاب تشخص چهره در مکان هایی که دارای نور کم باشد نیز در صورت نداشتن دوربین مادون قرمز می تواند عملیات تشخیص چهره را با مشکل مواجه سازد. بنابراین پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب نیاز به تعیین محل مناسبی برای نصب دستگاه می باشد. یکی از مواردی که باید در محل مناسب برای نصب به آن توجه کرد، نصب در محلی می باشد که برخی از تردد ها چند باره ثبت نشوند تا در محاسبات شما را با مشکل مواجه نسازد. به شما مطالعه مقاله ” راهنمای انتخاب بهترین مکان برای نصب دستگاه کنترل تردد ” را پیشنهاد می کنیم.
به طور معمول با هر دستگاه حضور و غیاب یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان نیز ارائه می شود که دارای امکانات محدودی می باشد. بنابراین شما بسته به نیاز مجموعه خود می توانید نرم افزار متناسب را خریداری کنید. یک مجموعه خوب و توانمند در کنار نرم افزار نسخه ویندوز سایر نیاز های کاربران خود را مورد برسی قرار داده و اقدام به ارائه راه حل برای آنها نموده. به عنوان مثال ازائه نرم افزار کنترل تردد تحت وب یا حتی اپلیکیشن حضور غیاب اندروید که امکان ثبت تردد برای پرسنل دور کار را نیز فراهم می آورد.
سنجش نیاز های کاربران به همین موارد محدود نمی شود، با توجه به اینکه هدف اصلی از ثبت و مدیریت تردد ها محسابه حقوق و دستمزد پرسنل می باشد. طراحی و توسعه ماژول هایی از جمله ماژول حقوق و دستمزد، بیمه و … نیز می تواند در انتخاب شما تاثیر مستقیم داشته باشد. توجه داشته باشید که یک نرم افزار خوب تنها محدود به قابلیت ها و ظاهری زیبا نمی باشد بلکه بحث پشتیبانی و خدمات پس از فروش یکی از مهمترین فاکتورها در انتخاب شما می باشد.
در برخی از نرم افزار ها محدودیت تعریف پرسنل داریم، در این حالت نیاز به خرید نسخه هایی با قابلیت تعریف تعداد بالاتر خواهید داشت. در حال حاضر نرم افزار نانوتایم نسخه رایگان قابلیت تعریف تا 50 پرسنل را دارد و در صورت نیاز به تعریف تعداد پرسنل بیشتر نیاز به خرید نسخه های سازمانی و پرو می باشد.
یکی از مواردی که شاید در نگاه اول زیاد مهم نرسد، گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه خریداری شده می باشد، بنابراین سعی کنید از مجموعه هایی خرید داشته باشید که محصول اصل و با کیفیت با گارانتی معتبر تهیه نمائید. شرکت نانوتایم یکی از فعالان این عرصه، مفتخر به ارائه کالاهای اصل و با کیفیت بوده که دارای کمترین نرخ بازگشت به گارانتی بوده، اما در صورت بروز کوچکترین مشکلی، تمامی تعهدات گارانتی محصول را در کمترین زمان ممکن اجرایی می کند.
همیشه همه چیز از اولین برخوردها با مشتریان شکل میگیرد در یک مجموعه معتبرمشتری مداری همیشه در اولویت قرار دارد و تمام تلاش مجموعه در جهت برآورده کردن هر چه بهتر خواسته های مشتریان خواهد بود.در شرکت نانوتکنیک همیشه حق با مشتریان است.
ضمن برخورد صحیح و دوستانه با مشتریان حضوری و غیرحضوری مشاورین فروش یک مجموعه معتبر باید تمامی دانش خود را در رابطه با مزایا و معایب محصولات، صادقانه و شفاف در اختیار مشتریان قرار دهند. در این مرحله باید تمامی ابهامات و پرسش هایی که در ذهن مشتری شکل میگیرد پاسخ داده شود.
بعد ازارائه اطلاعات لازم و جامع، در این مرحله اگر مشتریان تمایل به خرید داشته باشند از قیمت محصول اطلاع کسب میکنند دراین مرحله مشاورین باید متناسب با شرایط مالی و نیاز مشتریان محصول ایده آل مشتری را پیشنهاد بدهند تا بتواند تصمیم گیری نهایی را انجام دهد.
امروزه علاوه بر خدمات فروش، خدمات پس از فروش در کاهش نگرانی مشتریان تاثیر بسیار زیادی دارد.ازمهمترین خدمات پس از فروش پشتیبانی و تمدید پشتیبانی، میباشد همچنین ارائه چندین راه ارتباطی برای ارتباط و پیگیری مشکلات مشتریان از جمله شبکه های اجتماعی، خطوط تلفن و… خدمات دیگر از جمله، ارسال پیامک برای اطلاع رسانی مشتریان از جدیدترین طرح های خدماتی، آموزش های مربوط به کار کردن با محصول .
برای خرید هر محصول از جمله دستگاه حضورغیاب از یک مجموعه معتبر باعث می شود در بدبینانه ترین شکل ممکن شما اطلاعات جامعی راجع به دستگاه و نحوه عملکرد آن ،روش های نگهداری و تمام اطلاعاتی که باید قبل از خرید و بعد از خرید بدانید را یک مجموعه معتبر در اختیار شما قرار خواهد داد.
همانطور که اشاره شد، عوامل متعددی در انتخاب بهترین دستگاه برای هر مجموعه تاثیر گذار است. هر سازمانی باید متناسب با بودجه در نظر گرفته شده، تعداد پرسنل، نوع فعالیت و محیط نصب اقدام به خرید بهترین دستگاه حضور غیاب کند. ظرفیت ثبت رکورد تردد و الگوی چهره یا اثر انگشت از عوامل تعیین کننده برای انتخاب است، اما توجه کنید در صورت تعداد بالای پرسنل، بهتر است از دو یا چند دستگاه ساعت زنی استفاده کنید تا از تشکیل صف‌های طولانی جلوگیری شود. قیمت دستگاه ثبت ورود و خروج نیز از مهمترین عوامل تاثیر گذار در انتخاب مجموعه‌ها است.
پیشنهاد ما به کسب و کارهای کارگاهی که امکان آسیب دیدن اثر انگشت زیاد است، خرید دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره یا کارتی است. البته شما می‌توانید دستگاهی با قابلیت احراز هویت به چندین روش استفاده کنید. راهکار جامع نانوتایم برای کسب و کارهایی همچون مراکز درمانی و پزشکی، استفاده از دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره یا عنبیه با ماژول اکسس کنترل است.
از دیگر عوامل تاثیر گذار در انتخاب، نحوه تخلیه دستگاه است. به عنوان مثال در برخی سازمان‌ها امکان تخلیه با USB یا کابل شبکه وجود نداشته و بهترین گزینه تخلیه توسط WIFI است. شاید در نگاه اول خرید دستگاه ساعت زنی اداری به عنوان یک هزینه اضافه برای مجموعه شما به نظر بیاید، اما با توجه به مزیت‌های بیشمار استفاده از آن می توان ظرف مدت کوتاهی این هزینه را جبران نمود. با تهیه دستگاه و نرم افزار کنترل تردد و مدیریت دقیق بر تردد پرسنل، می توانید با محاسبه دقیق حقوق و دستمز مانع هدر رفت هزینه ها شوید. به عنوان مثال پرسنل نمی توانند زمان زیادی را برای صرف ناهار یا استراحت هدر دهند و زمان آنها به درستی ثبت می شود.
